ALGEMEEN BEHEER EN ONDERSTEUNENDE DIENSTEN

 
INHOUD

1. Activiteiten
2. Personeel
3. Financiën

1. Activiteiten


Figure 1: support services organisational chart.

De “centrale diensten” begonnen in 2002 aan de praktische realisatie van de vorig jaar ingezette evolutie naar een integrale kwaliteitszorg. Ze kozen daarbij resoluut voor een gebruikersgerichte aanpak, geïllustreerd door de naamsverandering in “ondersteunende diensten”. In eerste instantie namen ze de efficiëntie en de transparantie van de interne organisatie onder de loep. Het organogram werd verduidelijkt en bijgestuurd, en zal de volgende jaren wellicht nog veranderingen ondergaan. Elk dienst stelde een beleidsplan en een jaaractieplan op, als concrete uitwerking van het Institutionele Beleidsplan 2001-2005. Deze basisdocumenten dienen nu als werkinstrument voor planning, bijsturing en evaluatie. Voor ondersteunende routinediensten is een dergelijk proces niet evident, maar wel uitermate leerrijk en een hoeksteen voor de realisatie van een integraal kwaliteitsbeleid in de hele instelling.


Members of Administration and Finance.

De technische diensten hadden in 2002 hun handen vol met de renovatie en afwerking van de laboratoria van het Departement Parasitologie, en andere onderdelen van het 2de “Masterplan Gebouwen”. Met steun van de Vlaamse overheid, de stad en de provincie Antwerpen, en privé-mecenaat konden we het voorbije jaar onze wat verwilderde “verzonken tuin” in zijn volle art-decoglorie herstellen. De aanvankelijke ontzetting over de gekapte struiken maakte snel plaats voor bewondering en puur tuingenot.
De voorbereiding van de renovatie van het klooster en het intensieve overleg met alle betrokkenen (gebruikers, overheden, architecten en brandweer) vroegen veel energie, maar verliepen voorspoedig. De stad verleende de bouwvergunning eind september 2002, zodat we de definitieve aanvraag van de renovatiepremies konden indienen.

Hugo De Groof, Head of Technical Management andPeter Van Eyndhoven, Head of Technical Services.

De informaticadienst versterkte het netwerk met nieuwe servers, die nu alle gegroepeerd zijn in een speciaal ingericht en beveiligd lokaal. De grafische dienst ging volledig over op digitale beeldverwerking en spande zich bijzonder in voor de ontwikkeling van de Spaanstalige CD-rom Tropische Geneeskunde.
Het beheer externe fondsen, de aankoopdienst, de boekhouding en de personeelsdienst moesten op korte tijd aanzienlijke bijkomende activiteiten en middelen verwerken, onder andere van nieuwe EU-projecten en het 2de AIDS-Impulsprogramma (zie ook financieel verslag en DGOS-Raamakkoord). Dank zij veel ervaring, flexibiliteit en werkkracht slaagden zij erin deze nieuwe programma’s ook administratief en financieel in goede banen te leiden.
De Dienst Preventie en Veiligheid maakte onder meer werk van de registratie van alle elektrische en elektronische apparaten, de invoering van een totaal rookverbod, de opleiding en de coördinatie van de brandverantwoordelijken, en het invoeren van een beleid tegen “pesten op het werk”.

Members of the Academic Support Services.

De nieuwe ondersteunende dienst “Toegepaste Technologie en Productie” (TT&P), al beschreven onder het Departement Parasitologie, brengt de productie van diagnosetesten (CATT voor slaapziekte en DAT voor leishmaniose) samen met de centrale sterilisatie, het centraal labo voor kweekbodembereiding en de cryobiologie. Deze bundeling en schaalvergroting bevorderen de operationele en logistieke efficiëntie, en de invoering van het integraal kwaliteitsbeleid.

Members of the technical services.


2. Personeel

Aan het ITG werkten op 31 december 2002 in totaal 321 personeelsleden, equivalent van 285 voltijdse arbeidsplaatsen. De personeelsstructuur en het personeelsbeleid van het ITG zijn sterk vergelijkbaar met die van de Vlaamse universiteiten.
De personeelscategorieën zijn:
• vastbenoemd wetenschappelijk kader: zelfstandig academisch personeel (ZAP), wetenschappelijk kaderpersoneel (WKP) en medisch kaderpersoneel (MKP);
• tijdelijk wetenschappelijk personeel: assisterend academisch personeel (AAP), bijzonder academisch personeel (BAP);
• administratief, technisch en onderhoudspersoneel (ATP).

In 2002 werden alle functiebeschrijvingen van het ATP geactualiseerd en waar nodig herschreven. Een interne classificatiecommissie, aangevuld met een extern expert, is momenteel aan de slag met de analyse en waardering van al deze functies. De functiewaardering gebeurt op basis van een functie beschrijving door het diensthoofd, en een aantal interne toetsingen en objectieve criteria. Eind 2003 zal deze operatie volledig afgewerkt zijn en zal het directiecomité de graad van alle functies vastleggen. De integrale kwaliteitszorg vereist trouwens dat alle functiebeschrijvingen om de vijf jaar formeel herbekeken worden.




Figuur 2 geeft een totaalbeeld van het personeelsbestand van de voorbije 6 jaar, verdeeld over financieringsbron en personeelscategorie. De verschuiving van het personeel van de productieactiviteiten (voorheen bij externe fondsen) naar de nieuwe ondersteunende dienst “Toegepaste Technologie en Productie” (eigen personeel) is in deze grafiek voor de hele periode gecorrigeerd. Het totale aantal personeelsleden steeg met 58 voltijdse equivalenten of 25%, voornamelijk bij de Externe Fondsen (+26 VTE of 31%). In de Medische Diensten vroeg vooral de behandeling van HIV/AIDS-patiënten en de invoering van de kwaliteitszorg om versterking (+10 VTE of 39%).
Het institutioneel gefinancierde kader kende een toename met 21 VTE of 18%, waaronder vier benoemingen in het vast wetenschappelijk kader, en een verdere uitbreiding van het aantal tijdelijke jonge wetenschappers met 8 VTE. De toename van de extern gefinancierde activiteiten vroeg ook om een uitbreiding van het institutionele ATP-kader in de ondersteunende diensten (kwaliteitszorg, informatica, onderwijscoördinatie, beheer externe fondsen) met 9 VTE.
De toenemende druk op het beperkt vast wetenschappelijk kader enerzijds en de stabilisatie van een aantal onderzoeksfinancieringen anderzijds verantwoorden 3 vaste aanstellingen in het wetenschappelijk kader ten laste van de externe fondsen.




Figuur 3 geeft een beeld van het opleidingsniveau van het personeel. Gezien de specialisatie van het ITG is 78% van het personeel gediplomeerd in het hoger onderwijs, waarvan 43% aan universiteiten en 35% aan hogescholen. Zowel het wetenschappelijk als het technisch personeel wordt voortdurend bijgeschoold, ook intern onder meer door wekelijkse wetenschappelijke seminaries. Ook het personeel van de ondersteunende diensten volgt geregeld interne en externe opleidingen om hun bestaande - of nieuwe - taken met de nodige kwaliteit, vernieuwing en motivatie te kunnen blijven uitvoeren.



Figuur 4 geeft de onderlinge verhouding weer van de verschillende personeelscategorieën en de huidige graden van de ATP-functies. Het academisch personeel omvat 36% van het totale personeelsbestand, waarvan 9% deel uitmaakt van het vast wetenschappelijk kader. Het relatief hoge aandeel van het ATP (64%) is te verklaren door de arbeidsintensieve activiteiten in het onderzoek en de dienstverlening, en het uitvoeren in eigen beheer van de schoonmaak en het technisch onderhoud.



Figuur 5 geeft de verhouding weer van het aantal contracten van bepaalde versus onbepaalde duur. Hoewel de overgrote meerderheid van het personeel geruime tijd op het ITG werkt, heeft slechts 54% een contract van onbepaalde duur. Naast de tijdelijke mandaten van het wetenschappelijk personeel (AAP) is een groot aantal contracten van tijdelijke aard vanwege hun externe financiering. De arbeidsvoorwaarden voor de personeelsleden met tijdelijke contracten met meer dan twee jaar dienst zijn sinds 1998 echter vrijwel gelijk aan die van het personeel met contracten van onbepaalde duur.



Figuur 6 geeft de leeftijdsstructuur van het personeel weer. 27% van het personeel is ouder dan 50 jaar, 33% zijn veertigers, 26% dertigers, en 15% is jonger dan 30 jaar. Deze verdeling bevestigt onder meer de gemiddeld hogere leeftijd van de assistenten in vergelijking met de universiteiten, omdat velen bij hun eerste contract al meerdere jaren terreinervaring hebben. Het vast wetenschappelijk kader is dan weer relatief jong, door het effect van de recente generatiewissel en van de vervroegde uitstapregelingen. De opvolging van het grote aandeel ATP-personeel ouder dan 55 jaar, vooral in de staffuncties, zal de volgende jaren enige planning vergen.



Figuur 7 laat zien dat vrouwen 54% van het ITG-personeel vertegenwoordigen. De gunstige verhouding binnen het tijdelijk wetenschappelijk kader weerspiegelt zich echter (nog) niet in het vast wetenschappelijk kader, hoewel de voorbije jaren verbetering optrad. Hopelijk zal deze tendens zich in de komende jaren doorzetten. Ook in het ITG zijn er meer vrouwen dan mannen in de administratieve en de ondersteunende functies.


3. Financiën

Dit verslag begint met enkele algemene beschouwingen en grafieken. Daarna volgt een gedetailleerd boekhoudkundig verslag van de jaarrekening en de balans, en het verslag van de bedrijfsrevisoren. De onderstaande grafieken houden geen rekening met de inkomsten en uitgaven van de afdeling “Fondsen en Legaten”, noch van het investeringsplan 2002-2011. Een aantal dubbeltellingen in de resultaatrekeningen (inschrijvingsgelden, overhead, interne verrekeningen) werden geneutraliseerd.

Inkomsten
De totale inkomstenstroom bedraagt nu bijna 35 miljoen ¤. Deze omvat de basissubsidie van de Vlaamse overheid (25%), de projectfinanciering (49%), inschrijfgelden (3%), beurzen (3%), overhead op projectfinanciering en andere aanrekeningen (10%), en de inkomsten van de medische diensten (10%). De inkomsten van het ITG namen sinds 1995 toe met 114%. Dat is vooral het gevolg van een verdriedubbeling van de projectfinanciering, die haar aandeel van 31% naar 49% zag stijgen. De subsidie door de Vlaamse overheid nam met 15% toe; haar aandeel in het totaal van de inkomsten verminderde van 46% naar 25%.



Figuur 8 geeft een overzicht van de inkomsten sinds 1995 gerangschikt volgens activiteit.

De stijging met 15% van de subsidie van de Vlaamse overheid komt in feite neer op een inlevering van 13%. Over deze periode stegen de personeelskosten immers gemiddeld met 3,5% op jaarbasis. Deze basisfinanciering blijft echter de garantie voor de wetenschappelijke integriteit en onafhankelijkheid van het onderzoek, het onderwijs, de dienstverlening en de internationale stellingname van het ITG.

De onbestemde eigen inkomsten afkomstig van inschrijfgelden, overhead, andere doorrekeningen, ristorno’s op sociale bijdragen, en sinds 2002 ook de inkomsten van de productie van diagnostica, zijn de voorbije 8 jaar verviervoudigd en blijven hierdoor 13% van de inkomsten voor hun rekening nemen. De opbrengsten van de CATT-productie zijn echter gereserveerd op de balans onder “Fonds Productie”, ter stabilisering van deze activiteit en ter ondersteuning van verdere ontwikkeling en onderzoek naar slaapziekte.

De omzet van de Medische Diensten steeg sinds 1995 met 69%, dankzij een toename van het aantal prestaties en het verkrijgen van forfaitaire toelagen voor referentietaken.

De projectfinanciering vertegenwoordigt nu 49% van de totale inkomsten. De forse groei in 2002 (+30%) is grotendeels te danken aan het DGOS-Raamakkoord en het bijzondere AIDS-Impulsprogramma. Gezamenlijk namen ze met 9,6 miljoen ¤ de helft van deze inkomsten voor hun rekening.




Figuur 9 geeft daarom verdere financiële details over de diverse activiteiten van het DGOS-Raamakkoord, waarover elders in dit jaarverslag ook een inhoudelijk verslag te vinden is. Meer dan 3 miljoen ¤ gaat rechtstreeks naar de partnerinstellingen en studenten (beurzen) uit het Zuiden. Het andere deel wordt echter vrijwel integraal besteed aan Zuidwerking, opleidingen aan het ITG en ondersteuning op het terrein. Het ITG rekende in 2002 voor overhead, onthaalkosten, sociale dienst en dossierbeheer 600.000 ¤ of 6% van haar directe en indirecte beheerskosten aan, een derde van de werkelijke kosten.
Het Raamakkoord is echter ook voor het ITG een krachtig instrument om samenwerking met zusterinstellingen in het Zuiden te bevorderen, en een bijdrage te leveren aan duurzame capaciteitsversterking.





Figuur 10 (a+b) geeft een gedetailleerd overzicht van de totale projectfinanciering sinds 1995. Dit overzicht laat zien dat binnen dit geheel het contractonderzoek (3de en 4de geldstroom) bijna vervijfvoudigde, tot 81% van het totaal. Het DGOS-Raamakkoord neemt nu reeds 50% van deze inkomsten voor zijn rekening. De stijging via de Wetenschappelijke Organisaties (de zogenaamde 2de geldstroom) wordt voor 77% gerealiseerd via het Europese Vijfde Kader Programma.

Uitgaven



Figuur 11 geeft de verdeling weer van de totale uitgaven over de diverse activiteiten, en bevestigt de trend van de voorbije jaren. Het totale aandeel van de uitgaven voor onderwijs en onderzoek bedraagt 66%, en voor de medische diensten 13%. De kosten van de ondersteunende diensten en het management blijven beperkt tot een bescheiden 18% van het totaal.
De uitgaven via projectfinanciering verdubbelden sinds 1995. Ze houden geen rekening met de overschrijvingen naar de partners of subcontracten (deze nemen 22% van de totale uitgaven via projectfinanciering in beslag) en hun aandeel in het totaal steeg van 31% naar 40%.

Resultaat 2002
De volgende pagina’s geven een gedetailleerd overzicht van de geconsolideerde resultaatrekening van alle activiteiten, opgedeeld in 4 afdelingen: (1) Instituut; (2) Projectfinanciering en DGOS-Raamakkoord; (3) Medische Diensten; (4) Fondsen en Legaten.

Het financieel resultaat van 2002 voor de afdelingen “Instituut” en “Medische Diensten” samen is in evenwicht. Het positieve saldo van de productie van diagnostica is toegewezen aan het “Fonds Productie”; zoals vermeld dient dit als buffer bij mogelijke vermindering van de activiteiten, en als ondersteuning voor ontwikkeling en onderzoek. De “Medische Diensten” reserveren in de balans jaarlijks het afschrijvingsgedeelte (210.704 ¤), voorzien in het forfait van het RIZIV, voor de financiering van de modernisering van de klinische laboratoria.

De cijfers voor de projectfinanciering en het DGOS-Raamakkoord omvatten, zoals vermeld, een aantal dubbeltellingen met de afdeling “Instituut”, waaronder overhead, onthaalkosten en inschrijfgelden. Het saldo op deze rekeningen wordt via de balansrekening “Overgedragen resultaat externe fondsen” overgedragen naar het volgend kalenderjaar.

In totaal werd slechts 43% van de uitgaven besteed aan personeelskosten; voor de afdeling “Instituut” bedraagt dit aandeel 79% van de uitgaven en 77% van de inkomsten. De stijging van de personeelskosten in de afdeling “Instituut” is deels te verklaren door de reservering voor vervroegde pensioneringen in het “Financieringsfonds uitstappremie”.

De resultaten op de rekeningen “Fondsen en Legaten” worden aangewend voor de specifieke doelstellingen van het fonds of legaat (investeringen, prijzen, financiering vervroegde pensioneringen, e.a.).

In 2002 werd 1,1 miljoen ¤ besteed aan investeringen : renovatie bibliotheek, afwerking Kronenburgstraat 25, aanleg tuin en gevelrenovatie, de verdere afwerking van de laboratoriumrenovatie in de Sint Rochusstraat 4. Deze uitgaven werden betaald met de jaarlijkse investeringstoelage van de Vlaamse overheid voor een bedrag van 0,516 miljoen ¤ en via de renovatiepremie van de Dienst Monumenten en Landschappen en de nationale loterij voor een bedrag van 0,645 miljoen ¤.
Het saldo wordt overgedragen naar volgend jaar.