ITM vacancies

Onthaalmedewerker – Assistent Communicatie
-
-
  Apply before: 21 May.

  Introduction

Het Instituut voor Tropische Geneeskunde is een van de belangrijkste instellingen ter wereld voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening in de tropische geneeskunde en de gezondheidszorg in ontwikkelingslanden. Het ITG werkt voor haar missie wereldwijd samen met vele wetenschappelijke instellingen, overheden en organisaties.

We stellen een vacature open voor een onthaalmedewerker, gecombineerd met ondersteuning van de Dienst Communicatie.

  Assignment

Als gemotiveerde onthaalmedewerker ben je de gastvrouw/-man van het instituut (vaste werktijden in de voormiddag van maandag tot vrijdag).

  • Je verzorgt professioneel onthaal van bezoekers, patiënten, klanten en  leveranciers: registratie, aanmaak van toegangsbadges, check-out.
  • Je bedient de telefooncentrale: oproepen aannemen, doorschakelen, verder helpen en oplossingen zoeken.
  • Je bereidt externe post en pakketten klaar voor verzending (aangetekend, koerier).
  • Je verdeelt interne post over de verschillende diensten en departementen.
  • Je beheert de reservatieaanvragen: velokaart, parking, sleutels vergaderzalen, dienstwagen e.a.
  • Je beantwoordt e-mails in Outlook en geeft reservatieaanvragen in.
  • Je houdt verschillende lijsten bij in Excel.
  • Je beheert de stock van het kantoormateriaal.
  • Je informeert bezoekers en patiënten, dit doe je met enthousiasme en de nodige discretie.
  • Ad-hoc-taken: scannen, klasseren e.a.
  • Je bent back-up van het Directiesecretariaat en rapporteert aan het diensthoofd Secretariaat en Onthaal.

Als assistent communicatie ondersteun je een reeks activiteiten op het gebied van interne en externe communicatie, evenementen en fondsenwerving (elke namiddag, van maandag tot vrijdag).

Dankzij jou functioneert de Dienst Communicatie als een geoliede machine.

  • Je houdt van aanpakken, denkt in oplossingen en doet  je werk met een glimlach!
  • Je vindt het heerlijk om enerzijds communicatie-activiteiten te ondersteunen en om anderzijds je tanden te zetten in administratieve dossiers.
  • Je draait je hand niet om voor het uitvoeren van zeer uiteenlopende taken zoals: mailings voorbereiden en versturen, pressclippings verzamelen, vertalingen, drukwerk en facturen opvolgen, foto’s nemen, met leveranciers onderhandelen, kleine en grote evenementen helpen organiseren, de administratie van de dienst piekfijn in orde houden.
  • Je hebt een scherpe pen, een vlotte babbel en een open mind.
  • Microsoft Office heeft voor jou geen geheimen. Je hebt ook al bewezen je weg te kunnen vinden in Adobe Indesign, Canva en/of andere creatieve software.
  • Je bent een echte digital native en hebt affiniteit met social media.
  • Je hebt affiniteit met de doelstellingen van het ITG.
  • Je hebt een informele rapporteringslijn naar het diensthoofd Communicatie.

  Profile

  • Je behaalde een bachelordiploma in officemanagement, communicatiemanagement of in een andere relevante studierichting.
  • Je hebt een aangename telefoonstem.
  • Je bent klantvriendelijk en open-minded.
  • Je werkt stipt en proceduregericht.
  • Je kan zelfstandig werken en prioriteiten stellen.
  • Je hebt een verzorgd voorkomen.
  • Je hebt minimaal een jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
  • Je werkt vlot met de Microsoft Office-toepassingen.
  • Je spreekt en schrijft vlot en foutloos in het Nederlands en hebt een zeer goede kennis van Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

  Offer

Het ITG is een open en internationale campus waar medewerkers, studenten en onderzoekers werken aan de nieuwe internationale gezondheidsuitdagingen.  Jouw opdracht draagt hieraan bij.  Met zijn allen zorgen we voor een aangename werksfeer met aandacht voor work-life-balance en mogelijkheid tot opleiding. Het ITG is gelegen middenin de bruisende stad Antwerpen en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.

Wij bieden jou:

  • Een boeiende, uitvoerende functie met ruimte voor initiatief en creativiteit.
  • Een voltijdse functie met een contract van onbepaalde duur. Startdatum bij voorkeur zo snel mogelijk.
  • Een loon rekening houdend met je werkervaring, aangevuld met enkele extralegale voordelen: fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer, maaltijdcheques en aanvullend pensioen.

  Interested?

Voor meer informatie over de opdracht en het profiel contacteer je HR (recruitment@itg.be).

Stuur je cv met motivatiebrief voor 21 mei 2021 naar recruitment@itg.be.

Werk je op het ITG en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging binnen onze organisatie? Aarzel niet om HR  te contacteren voor meer informatie. Je sollicitatie wordt vertrouwelijk behandeld.

Past deze functie niet bij jou, maar ken je iemand die je wel in deze functie ziet? Geef hen die kans en deel deze vacature.