ITG-vacatures

Administratief medewerker HIV-SAM PROJECT
Departement Volksgezondheid
Dienst Seksuele Gezondheid inclusief Hiv
  Reageren voor: 01 sep.

  Inleiding

Meer dan 480 medewerkers van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) dragen elke dag bij aan het verbeteren van de gezondheid van miljoenen mensen wereldwijd. Onze onderzoekers voeren meer dan 200 wetenschappelijke projecten uit op het vlak van tropische geneeskunde en internationale gezondheid. Onze docenten ontvangen elk academiejaar meer dan 500 professionals uit de hele wereld om onze hoog aangeschreven medische opleidingen te volgen. Jaarlijks vinden in onze kliniek tienduizenden reis- en soa-consultaties plaats, en onderzoeken onze internationaal erkende referentielaboratoria vele honderdduizenden stalen.

Deze heel diverse opdrachten kunnen we maar op één manier waarmaken: dankzij een grote passie voor onze missie. Spreekt het ITG je aan als werkplek? Dan verwelkomen we je heel graag als administratief medewerker bij de Dienst Seksuele Gezondheid inclusief HIV van het departement Volksgezondheid.

Het HIV-SAM Project ondersteunt hiv-preventie en seksuele gezondheidspromotie bij mensen van sub-Saharaans -Afrikaanse afkomst (SAM) in Vlaanderen en Brussel. Onze werking is “gemeenschapsgericht”. We werken samen met Afrikaanse gemeenschapsleiders en individuele vrijwilligers om seksuele gezondheid te bevorderen en hiv-preventieacties op maat te ontwikkelen en te implementeren. Hiervoor zoeken we een gemotiveerde administratief medewerker.

  Opdracht

Je staat in voor het zelfstandig beheer en actief opvolgen van het budget van het HIV-SAM project. Ook de uitvoering van administratieve taken behoort tot jouw verantwoordelijkheden: algemeen secretariaatswerk, administratieve/logistieke ondersteuning van het project, sociale media, communicatie met het preventienetwerk.

  • Beheer budget van het project

Opmaken van de jaarlijkse begroting (in samenwerking met het HIV-SAM team), budgetrapportering en nauwgezette opvolging van de uitgaven van het project. Je zorgt voor offertes, bestellingen en stockbeheer van het (preventie)materiaal van het project. Daarnaast volg je betalingen op en respecteer je de administratieve deadlines van subsidies.

  • Projectadministratie

Opvolging werking project: gegevens outreach preventiewerken invoeren en opvolgen; verzorgen publicaties, lay-out van de project- en onderzoeksrapporten. Vertalen, editing en verzending van documenten, rapporten en materiaal. Opvolgen administratieve/contractuele richtlijnen in verband met het project en het Instituut Voor Tropische Geneeskunde (ITG).

  • Secretariaat

Je beheert de correspondentie en voert ook algemene administratieve taken uit. Daarnaast zorg je voor de voorbereiding, inplanning en verslaggeving van vergaderingen.

  • Logistieke taken

Je beheert de voorraden van het preventiemateriaal.

Je verzorgt het onthaal van onze bezoekers (vrijwilligers, patiënten, …) en bent verantwoordelijk voor de logistieke ondersteuning van de wekelijkste projectvergadering, workshops en seminaries.

  • Sociale media

Je beheert de platformen van het HIV-SAM Project op sociale media (website, Facebook, Instagram, WhatsApp, YouTube). Hiervoor stel je elk jaar een kalender op die je opvolgt met de vrijwilligers.

  • Preventienetwerk

Je onderhoudt nauwe contacten met het preventienetwerk. Je motiveert en ondersteunt hen bij de uitvoering van het preventiewerk in samenwerking met de verantwoordelijke van het preventienetwerk.

  Profiel

  • Je hebt een bachelor diploma of relevante werkervaring op vlak van administratie en budgetbeheer.
  • Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands en beschikt over een goede kennis van Engels en/of Frans (zowel mondeling als schriftelijk).
  • Je kan vlot werken met de standaard programma’s van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access,…) en weet sociale media vlot te gebruiken.
  • Een eerste ervaring in het werken met mensen van Afrikaanse origine is een pluspunt. Je toont interesse in mensen en organisaties van een andere culturele achtergrond.
  • Je kan discreet werken en omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Je hebt kennis over de hiv-problematiek en bent onbevooroordeeld ten opzichte van mensen met hiv, seksuele en andere minderheden.
  • Je bent communicatief in combinatie met een dynamische en assertieve stijl. Je straalt enthousiasme uit in de samenwerking met anderen en de taken die je autonoom uitvoert.

  Aanbod

Het ITG zet zich in voor een divers, rechtvaardig en inclusief instituut. We streven naar uitmuntendheid en relevantie, integriteit, duurzaamheid en doorzettingsvermogen en eerlijkheid. Jouw opdracht draagt bij aan de maatschappelijke relevante opdracht van het ITG. Wij hechten waarde aan menselijke waardigheid en diversiteit, academische creativiteit en een kritische geest, solidariteit en samenwerking, en het welzijn van medewerkers, studenten, patiënten en cliënten. Wij bieden je:

  • Een functie van minimum 50 % met een contract voor een periode van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging. Voorziene startdatum is 1 oktober 2022.
  • Een collegiale werkomgeving met aandacht voor work-life balance en voor individuele groei en ontplooiing.
  • Een werkplek midden in de bruisende stad Antwerpen, goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
  • Een loon rekening houdende met je werkervaring met enkele extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques en aanvullend pensioen.

  Geïnteresseerd?

Stel je kandidaat en stuur vóór 1/09/2022 je motivatiebrief en CV recruitment@itg.be .

Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met HR (recruitment@itg.be).

Enkel kandidaturen met CV én motivatiebrief worden aanvaard.

Werk je op het ITG en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Aarzel dan niet om HR te contacteren over deze functie. Je kandidatuur wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Past deze functie niet bij jouw profiel, maar ken je iemand die je wel in deze functie ziet? Geef hen die kans en deel deze vacature.