Meer dan 480 medewerkers van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) dragen elke dag bij aan het verbeteren van de gezondheid van miljoenen mensen wereldwijd. Onze onderzoekers voeren meer dan 200 wetenschappelijke projecten uit op het vlak van tropische geneeskunde en internationale gezondheid. Onze docenten ontvangen elk academiejaar meer dan 500 professionals uit de hele wereld om onze hoog aangeschreven medische opleidingen te volgen. Jaarlijks vinden in onze kliniek tienduizenden reis- en soa-consultaties plaats, en onderzoeken onze internationaal erkende referentielaboratoria vele honderdduizenden stalen.
Deze heel diverse opdrachten kunnen we maar op één manier waarmaken: dankzij een grote passie voor onze missie.
We stellen een vacature open voor een onthaalmedewerker in het team van het directiesecretariaat.
Wat verwachten we van jou?
Als gemotiveerde onthaalmedewerker ben je de gastvrouw/-man van het instituut (vaste werktijden in de voormiddag van maandag tot vrijdag):
· Je verzorgt professioneel onthaal van bezoekers, patiënten, klanten en leveranciers: registratie, aanmaak van toegangsbadges, check-out.
· Je bedient de telefooncentrale: oproepen aannemen, doorschakelen, verder helpen en oplossingen zoeken.
· Je bereidt externe post en pakketten klaar voor verzending (aangetekend, koerier).
· Je verdeelt interne post over de verschillende diensten en departementen.
· Je beheert de reservatieaanvragen: velokaart, parking, sleutels vergaderzalen, dienstwagen e.a.
· Je beantwoordt e-mails in Outlook en geeft reservatieaanvragen in.
· Je doet bestellingen en beheert de stock van het kantoormateriaal.
· Je informeert bezoekers en patiënten, dit doe je met enthousiasme en de nodige discretie.
Wat heb je in huis?
· Je behaalde een bachelor diploma in office management of gelijkwaardig door ervaring.
· Je bent klantvriendelijk en open-minded.
· Je werkt stipt en proceduregericht.
· Je kan zelfstandig werken en prioriteiten stellen.
· Je hebt een verzorgd voorkomen.
· Je hebt minimaal 1 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
· Je werkt vlot met de Microsoft Office-toepassingen.
· Je spreekt en schrijft vlot en foutloos in het Nederlands en hebt een goede kennis van het Frans en Engels.
Wij bieden jou?
Een boeiende, uitvoerende functie met ruimte voor initiatief en creativiteit.
· Een halftijdse functie met een contract van onbepaalde duur (elke voormiddag van 9u tot 13u). Startdatum bij voorkeur augustus, bespreekbaar.
· Een collegiale werkomgeving met aandacht voor work-life balance en voor individuele groei en ontplooiing.
· Een loon rekening houdende met je werkervaring aangevuld met enkele extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques, terugbetaling transport en aanvullend pensioen.
· Een boeiende functie in een multicultureel en interdisciplinair team.