Charte du Comité d’audit

1. Champ d’application

Cette charte définit la composition, le fonctionnement et les pouvoirs du Comité d’audit du Conseil d’administration de l’Institut de médecine tropicale (« IMT »). Seul le Conseil d’administration est habilité à approuver et à modifier cette charte.

2. Mission

Le Comité d’audit assiste le Conseil d’administration dans sa fonction de surveillance en :

  1. vérifiant que l’IMT respecte toutes les obligations relatives à la transmission d’informations au Conseil d’administration, au réviseur et aux autorités ;

  2. vérifiant que l’IMT se conforme aux exigences légales, réglementaires, statutaires et internes ;

  3. identifiant et évaluant l’analyse et la gestion des risques ;

  4. désignant l’auditeur interne ;

  5. supervisant l’indépendance, l’intégrité et la compétence de l’auditeur interne ;

  6. veillant à l’intégrité des rapports financiers et du contrôle interne sur ceux-ci ;

  7. donnant son avis sur la nomination, la révocation et la rémunération des réviseurs ;

  8. vérifiant les comptes annuels, les travaux et les rapports des réviseurs ;

  9. exerçant une fonction de signal en matière de politique, de gouvernance et de gestion ;

  10. traitant des dossiers spécifiques soumis par le Conseil d’administration pour avis.

3. Composition

3.1. Membres

Le Comité d’audit est composé d’au moins un président et d’un membre nommé par le Conseil d’administration. Le président et au moins un membre sont membres du Conseil d’administration. Le directeur ne peut pas être membre du Comité d’audit.

Le Conseil d’administration veille à l’équilibre et à l’expertise du Comité d’audit eu égard à sa composition.

Le mandat d’un membre du Comité d’audit coïncide avec son mandat d’administrateur. Le Conseil d’administration peut à tout moment mettre fin ad nutum au mandat d’un membre.

3.2. Observateurs

Le directeur, l’administrateur général, le directeur financier et le chef du service Qualité assistent aux réunions en tant qu’observateurs, sauf décision contraire du Comité d’audit. Si le président du Conseil d’administration n’est pas membre du Comité d’audit, il peut assister aux réunions en tant qu’observateur.

Le chef du service Qualité assure le rôle de secrétaire du Comité d’audit.

3.3. Invités

Le Comité d’audit peut inviter d’autres personnes à ses réunions.

4. Fonctionnement

Le Comité d’audit se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins deux fois par an, dont une fois au printemps pour discuter des comptes annuels de l’IMT et du programme d’audit interne, et une fois à l’automne pour discuter du budget de l’IMT et des résultats du programme d’audit interne. Le Comité d’audit ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents, avec un minimum de deux membres.

Le président convoque la réunion de sa propre initiative, à la demande d’un membre ou à la demande du Conseil d’administration, dirige la réunion et rend compte au Conseil d’administration. En cas d’empêchement du président, c’est le membre présent le plus âgé qui assume ses pouvoirs. L’invitation, l’ordre du jour et les documents correspondants sont fournis aux membres et aux observateurs au moins deux jours à l’avance, sauf urgence. Les réunions peuvent également se tenir par télé ou vidéoconférence.

Un procès-verbal de chaque réunion est établi, approuvé par les membres et conservé dans le registre de l’IMT.

Le Comité d’audit peut discuter de questions confidentielles à huis clos si nécessaire, avec ou sans les personnes concernées.

Le Comité d’audit a accès à toutes les informations et à tous les collaborateurs de l’IMT, sous réserve des règles légales et déontologiques relatives aux informations confidentielles. Il peut mener n’importe quelle enquête dans l’organisation de sa propre initiative. Outre l’auditeur interne, le Comité d’audit peut faire appel à des collaborateurs de l’IMT et à des spécialistes externes.

Le Comité d’audit rend compte de ses activités et de ses conclusions au Conseil d’administration au moins une fois par an, si nécessaire en présence de l’auditeur interne et du réviseur externe. Il peut à tout moment formuler toute recommandation qu’il estime nécessaire dans le cadre de sa fonction de surveillance.

5. L’audit interne

Le Comité d’audit informe le Conseil d’administration de la désignation de l’auditeur interne et de sa mission annuelle. L’auditeur interne peut être désigné en tant que membre du personnel ou en tant que consultant externe et rend compte au président du Comité d’audit. L’auditeur interne peut se faire assister par des spécialistes externes dans l’exercice de ses fonctions d’audit, sous réserve de l’approbation du Comité d’audit.

Le Comité d’audit veille à la qualité, à la portée et à l’efficacité des plans d’audit interne et à leur coordination avec ceux des réviseurs.

Le Comité d’audit vérifie au moins une fois par an en collaboration avec l’auditeur interne et, le cas échéant, avec le réviseur, quels faits importants ont été découverts, comment la direction y a répondu et quels problèmes ont été rencontrés dans l’exécution de la mission.