Charte du Comité de nomination et de rémunération

1. Champ d’application

Cette charte définit la composition, le fonctionnement et les pouvoirs du Comité de nomination et de rémunération du Conseil d’administration de l’Institut de médecine tropicale (« IMT »). Seul le Conseil d’administration est habilité à approuver et à modifier cette charte.

2. Mission

Le Comité de nomination et de rémunération prépare la sélection du directeur, de l’administrateur général, des responsables de département et du médecin-chef de l’IMT, et donne son avis sur les désignations du personnel académique autonome (ZAP).

Le Comité de nomination et de rémunération fournit des conseils et formule des propositions au Conseil d’administration concernant la politique générale de rémunération du personnel de l’IMT et la rémunération individuelle du directeur, de l’administrateur général, des responsables de département, du médecin-chef, du personnel académique autonome (ZAP) et des administrateurs de l’IMT.

Le Comité de nomination et de rémunération a également pour mission la sélection de candidats administrateurs externes et la formulation de propositions pour la nomination des administrateurs.

3. Composition

3.1 Membres

Le Comité de nomination et de rémunération est composé d’au moins un président et d’un membre nommé par le Conseil d’administration. Le président et au moins un membre sont membres du Conseil d’administration. Le directeur ne peut pas être membre du Comité de nomination et de rémunération.

Le Conseil d’administration veille à l’équilibre et à l’expertise du Comité de nomination et de rémunération eu égard à sa composition.

Le mandat d’un membre du Comité de nomination et de rémunération coïncide avec son mandat d’administrateur. Le Conseil d’administration peut à tout moment mettre fin ad nutum au mandat d’un membre.

3.2 Observateurs

Le directeur, l’administrateur général, le gestionnaire du personnel et le secrétaire d’administration assistent aux réunions en tant qu’observateurs, sauf décision contraire du Comité de nomination et de rémunération. Si le président du Conseil d’administration n’est pas membre du Comité de nomination et de rémunération, il peut assister aux réunions en tant qu’observateur.

Le secrétaire d’administration assure le rôle de secrétaire du Comité de nomination et de rémunération.

3.3 Invités

Le Comité de nomination et de rémunération peut inviter d’autres personnes à ses réunions.

4. Fonctionnement

Le Comité de nomination et de rémunération se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins deux fois par an. Le Comité de nomination et de rémunération ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents, avec un minimum de deux membres.

Le président convoque la réunion de sa propre initiative, à la demande d’un membre ou à la demande du Conseil d’administration, dirige la réunion et rend compte au Conseil d’administration. En cas d’empêchement du président, c’est le membre présent le plus âgé qui assume ses pouvoirs. L’invitation, l’ordre du jour et les documents correspondants sont fournis aux membres et aux observateurs au moins deux jours à l’avance, sauf urgence. Les réunions peuvent également se tenir par télé ou vidéoconférence.

Un procès-verbal de chaque réunion est établi, approuvé par les membres et conservé dans le registre de l’IMT.

Le Comité de nomination et de rémunération peut discuter de questions confidentielles à huis clos si nécessaire, avec ou sans les personnes concernées.