Charte du Comité des bâtiments

1. Champ d’application

Cette charte définit la composition, le fonctionnement et les pouvoirs du Comité des bâtiments du Conseil d’administration de l’Institut de Médecine Tropicale (« IMT »). Seul le Conseil d’administration est habilité à approuver et à modifier cette charte.

2. Mission

Le Comité des bâtiments fournit des conseils et formule des propositions au Conseil d'administration en ce qui concerne le portefeuille de bâtiments de l'IMT.

3. Composition

3.1 Membres

Le Comité des bâtiments est composé d’au moins un président et d’un membre nommé par le Conseil d’administration. Le président et au moins un membre sont membres du Conseil d’administration. Le directeur ne peut pas être membre du Comité des bâtiments.

Le Conseil d’administration veille à l’équilibre et à l’expertise du Comité des bâtiments eu égard à sa composition.

Le mandat d’un membre du Comité des bâtiments coïncide avec son mandat d’administrateur. Le Conseil d’administration peut à tout moment mettre fin ad nutum au mandat d’un membre.

3.2 Observateurs

Le directeur, l'administrateur général, le chef d'unité Installations, le directeur financier, le coordinateur environnemental et le secrétaire d’administration assistent aux réunions en tant qu’observateurs, sauf décision contraire du Comité des bâtiments. Si le président du Conseil d’administration n’est pas membre du Comité des bâtiments, il peut assister aux réunions en tant qu’observateur.

Le secrétaire d’administration assure le rôle de secrétaire du Comité des bâtiments.

3.3 Invités

Le Comité des bâtiments peut inviter d’autres personnes à ses réunions.

4. Fonctionnement

Le Comité des bâtiments se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins deux fois par an. Le Comité des bâtiments ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents, avec un minimum de deux membres.

Le président convoque la réunion de sa propre initiative, à la demande d’un membre ou à la demande du Conseil d’administration, dirige la réunion et rend compte au Conseil d’administration. En cas d’empêchement du président, c’est le membre présent le plus âgé qui assume ses pouvoirs. L’invitation, l’ordre du jour et les documents correspondants sont fournis aux membres et aux observateurs au moins deux jours à l’avance, sauf urgence. Les réunions peuvent également se tenir par télé ou vidéoconférence.

Un procès-verbal de chaque réunion est établi, approuvé par les membres et conservé dans le registre de l’IMT.

Le Comité des bâtiments peut discuter de questions confidentielles à huis clos si nécessaire, avec ou sans les personnes concernées.