Charter Gebouwencomité
1. Toepassingsgebied
Dit charter bepaalt de samenstelling, werking en bevoegdheden van het Gebouwencomité van de Raad van Bestuur van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (“ITG”). Enkel de Raad van Bestuur is bevoegd voor de goedkeuring en de wijziging van dit charter.
2. Opdracht
Het Gebouwencomité verleent advies en formuleert voorstellen aan de Raad van Bestuur met betrekking tot het gebouwenpatrimonium van het ITG.
3. Samenstelling
3.1 Leden
Het Gebouwencomité bestaat minstens uit een voorzitter en één lid, aangeduid door de Raad van Bestuur. De voorzitter en minstens één lid maken deel uit van de Raad van Bestuur. De directeur kan geen lid zijn van het Gebouwencomité.
De Raad van Bestuur waakt over de evenwichtige en deskundige samenstelling van het Gebouwencomité.
Het mandaat van een lid van het Gebouwencomité valt samen met zijn of haar mandaat als bestuurder. De Raad van Bestuur kan eender wanneer het mandaat van elk lid ad nutum beëindigen.
3.2 Waarnemers
De directeur, de algemeen beheerder, het diensthoofd Technisch Beheer, de financieel beheerder, de milieucoördinator en de bestuurssecretaris nemen als waarnemer deel aan de vergaderingen, tenzij het Gebouwencomité anders beslist. Indien de voorzitter van de Raad van Bestuur geen lid is van het Gebouwencomité, kan hij of zij de vergaderingen steeds bijwonen als waarnemer.
De bestuurssecretaris vervult de taak van secretaris van het Gebouwencomité.
3.3 Genodigden
Het Gebouwencomité kan steeds andere personen uitnodigen op de vergaderingen.
4. Werking
Het Gebouwencomité vergadert zo vaak als nodig en minstens twee keer per jaar. Het Gebouwencomité kan slechts geldig beraadslagen als minstens de helft van de leden aanwezig zijn, met een minimum van twee leden.
De voorzitter roept de vergadering samen op eigen initiatief, op vraag van een lid of op vraag van de Raad van Bestuur, leidt de vergadering en rapporteert aan de Raad van Bestuur. Indien de voorzitter verhinderd is, neemt het oudste aanwezige lid zijn of haar bevoegdheden waar. De uitnodiging, de agenda en de bijhorende documenten worden, tenzij hoogdringendheid, minstens twee dagen op voorhand bezorgd aan de leden en de waarnemers. De vergaderingen kunnen ook per tele- of videoconferentie gehouden worden.
Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt dat goedgekeurd wordt door de leden en bewaard wordt in het register van het ITG.
Het Gebouwencomité kan waar nodig vertrouwelijke onderwerpen in besloten vergadering bespreken, al dan niet met de betrokkenen.