Administratief assistent communicatie

Onze Communicatiedienst beschermt en versterkt de reputatie van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) als excellent kenniscentrum door middel van externe communicatie, marketing, evenementen en fondsenwerving. We informeren en betrekken hierbij eveneens de interne medewerkers en dragen zo bij tot onderlinge trots en verbondenheid. We zorgen voor positieve berichtgeving over projecten in nationale en internationale media, en staan mee in voor de marketing van de diverse opleidingen. We bouwen duurzame relaties met schenkers en alumni uit, nationaal en internationaal. Daarnaast organiseren we jaarlijks, samen met andere betrokkenen, het wetenschappelijke ITG-colloquium en meerdere andere interessante interne en externe evenementen. Last but not least, bieden we wetenschappers de nodige handvaten om zelf effectief te communiceren.

Binnen de Communicatiedienst zijn we op zoek naar een administratief assistent om het EFO Team te versterken (Events – Fundraising – Outreach). Je zal ingezet worden ter ondersteuning van events en activiteiten met de partnerinstellingen van het ITG, in het bijzonder het jaarlijks Colloquium.

 Administratieve taken

·       Beheren van de eventmailboxen (filteren, doorsturen, beantwoorden).

·       Opvolgen van inschrijvingen: beheer van deelnemerslijsten en contactdatabases & opmaken van Excel-overzichten.

·       Agendabeheer en plannen van interne en externe vergaderingen.

·       Voorbereiden en notuleren van vergaderingen (actielijsten, opvolging).

·       Ondersteunen van de communicatie met deelnemers, sprekers en leveranciers.

·       Budgetopvolging en administratieve verwerking van inkomsten en uitgaven (facturen, onkostennota’s, interne bestelprocedures).

·       Opmaak van interne aanvraagformulieren (boekingen, aankopen, aanvragen van interne diensten).

·       Voorbereiden en opvolgen van reizen in nauw contact met Studentenondersteuning en Travel Office.

·       Ondersteunen bij visumaanvragen en administratieve toelatingen.

·       Regelen van toegangspassen, badges en opvolging van accreditaties.

·       Opmaken en verzenden van uitnodigingen, save-the-dates en praktische communicatie via o.a. Mailchimp.

·       Beheren en updaten van verzendlijsten in Mailchimp.

·       Basiskennis van Canva of vergelijkbare tools voor eenvoudige visuele ondersteuning.

·       Bestellen en verdelen van materialen (merchandise, drukwerk).

Praktische ondersteuning tijdens de events

·       Aanspreekpunt voor deelnemers en gasten bij praktische vragen.

·       Coördineren en bemannen van het onthaal tijdens evenementen: verwelkomen van gasten, beheren van de check-in, en zorgen voor een vlot verloop van de ontvangst.

·       Verdelen van badges, materialen, programmaboekjes.

·       Assistentie bij opbouw en afbouw van locaties: klaarzetten van materialen, controleren van opstellingen, coördineren van leveringen en ophalen van materialen.

·       Mee opvolgen van het draaiboek en tijdslijn van het event.

Je profiel

·       Je behaalde een bachelordiploma in officemanagement, communicatiemanagement of in een andere relevante studierichting.

·       Je bent klantvriendelijk en openminded.

·       Je werkt stipt en proceduregericht.

·       Je kan zelfstandig werken en prioriteiten stellen.

·       Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie.

·       Je werkt vlot met de Microsoft Office-toepassingen; kennis van tools als Canva, Mailchimp of eventsoftware is een plus.

·       Je spreekt en schrijft vlot en foutloos in het Nederlands en hebt een zeer goede kennis van Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. 

Het Instituut voor Tropische Geneeskunde is een open en internationale campus waar medewerkers, studenten en onderzoekers werken aan de nieuwe internationale gezondheidsuitdagingen.  Jouw opdracht draagt hieraan bij.  Met zijn allen zorgen we voor een aangename werksfeer met aandacht voor work-life-balance en mogelijkheid tot opleiding. Het ITG is gelegen midden in de bruisende stad Antwerpen en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.

Wij bieden jou:

·       Een boeiende, uitvoerende functie met ruimte voor initiatief en creativiteit.

·       Een voltijdse functie met een contract van bepaalde duur (tot november 2026). Startdatum bij voorkeur zo snel mogelijk.

• Een loon rekening houdend met je werkervaring, aangevuld met enkele extralegale voordelen: fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer, maaltijdcheques en aanvullend pensioen.