Contract- en projectadministrator

Het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) in Antwerpen is een toonaangevend onafhankelijk academisch centrum voor onderzoek en innovatie, onderwijs en klinische dienstverlening op het gebied van volksgezondheid, mondiale gezondheid en tropische geneeskunde.

Opgericht in 1906, richt het onderzoek van ITG zich vandaag op ziektepreventie, -controle en -eliminatie, opkomende infecties en uitbraken, en duurzame en rechtvaardige gezondheidssystemen, waarbij antimicrobiële resistentie verweven is in alle onderzoeksthema’s.

Als contract- en projectadministrator maak je deel uit van een team van zeven  medewerkers en rapporteer je rechtstreeks aan de departementsbeheerder. Je werkt nauw samen met de research manager van het departement, met de wetenschappelijke medewerkers en projectpromotoren en met de medewerkers van de centrale beheersdiensten.

Wil jij mee het verschil maken in ons team? Solliciteer dan nu voor de functie van contract- en projectadministrator.

Jouw taken:

•         Je ondersteunt de research manager van het departement bij het opstellen en reviewen van diverse types onderzoeks-gerelateerde contracten en beheert de overeenkomsten  zelfstandig. Je formuleert op eigen initiatief oplossingen voor complexe of gevoelige dossiers.  

•         Je bent eindverantwoordelijke voor de financiële en administratieve opvolging van de jou toegewezen projecten. Je volgt de projecten op vanaf contractonderhandeling in de post-award fase tot bij de afsluiting (administratieve en financiële rapportering, audits). Je overlegt intensief met de (internationale) partners en financieringsinstellingen, de promotoren en onderzoekers van het ITG en de centrale beheersdiensten.

•         Je zorgt voor de dagelijkse verwerking en controle van financiële data van de projecten en rapporteert hierover aan de betrokkenen en aan de financier. Je staat in voor de juistheid en volledigheid van die rapportering.

•         Je beschikt over een gedetailleerde kennis van de verschillende contracttypes en van de administratieve en financiële regelgeving van financiers; je volgt wijzigingen op, interpreteert, coördineert met de onderzoekers en implementeert.

•         Je verzorgt het personeels- en budgetbeheer van de aan jou toegewezen diensten en bewaakt daarbij de inzet van medewerkers en middelen over de projecten heen.

•         Je bent het aanspreekpunt voor je collega’s bij complexere budget- en contract technische vragen en coördineert de opvolging van gedeelde of interdepartementele projecten.

•         Je analyseert de administratieve en financiële processen en systemen, formuleert voorstellen voor structurele verbetering en implementeert die in overleg met de departementsbeheerder.

Jouw profiel:

•         Je hebt een Masterdiploma in een relevante wetenschappelijke, financiële, juridische, of economische richting of bent gelijkwaardig door ervaring.

•         Affiniteit met wetenschappelijk onderzoek, biobanking en internationale samenwerking is een plus.

•         Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een gelijkaardige opdracht.

•         Je werkt graag met cijfers en bent sterk in analyse.

•         Ervaring met budgetbeheer, met contractmanagement en met het beheren van Europese projecten is een pluspunt.

•         Je communiceert vlot en klantgericht. Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus.

•         Je kent uitstekend je weg in de standaard MS Office toepassingen en neemt vlot nieuwe systemen in gebruik.

•         Je bent flexibel, werkt autonoom en oplossingsgericht en functioneert goed in een team.

•         Je kunt omgaan met deadlines en bent stressbestendig.

•         Je staat achter de waarden en normen van het ITG.

Aanbod

Het Instituut voor Tropische Geneeskunde zet zich in voor een diverse, rechtvaardige en inclusieve werkomgeving. Met jouw opdracht draag je bij aan de maatschappelijk relevante missie van het ITG.

Wij hechten veel waarde aan menselijke waardigheid en diversiteit, academische creativiteit en een kritische geest, met een sterke focus op solidariteit en samenwerking. Het welzijn van onze medewerkers, studenten, patiënten en klanten staat centraal.

Wij bieden je:

·       Een voltijdse functie met een contract van onbepaalde duur (tot 80% tewerkstelling is bespreekbaar). Startdatum: december 2026. 

·       Een collegiale en ondersteunende werkomgeving met aandacht voor work-life balance, individuele groei en professionele ontplooiing.

·       Een cultuur van continue feedback en open dialoog, met regelmatige afstemming en coaching, en een jaarlijkse waarderingscyclus die ruimte biedt voor ontwikkeling en loonevolutie.

·       Een werkplek in het hart van de bruisende stad Antwerpen, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer en met de fiets.

·       Werktijden tijdens kantooruren, van maandag tot vrijdag, werkweek van 37,50 uren.

·       Een salaris in functie van je relevante werkervaring. Het ITG werkt met Hay‑loonschalen. Deze functie is ingeschaald in Hay‑schaal 14, met een minimumbrutosalaris van 4189,43 euro.

·       Aanvullend extralegale voordelen, waaronder een fietsvergoeding, fietsleasing en/of abonnement openbaar vervoer, maaltijdcheques en een aanvullend pensioen.