Déclaration de confidentialité

Nous accordons une priorité absolue à la protection de vos données personnelles ainsi qu’aux soins que nous vous dispensons. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour protéger au mieux vos données et prendre les mesures de sécurité nécessaires. Dans ce cadre, nous respectons la législation sur la vie privée (RGPD), la loi relative aux droits des patients, les directives propres au secteur de la santé et la politique de protection des données de l’IMT.

Par la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer de la manière dont nous traitons vos données en tant que patient et de vos droits en tant que patient.

Quelles données vous concernant traitons-nous et à quelles fins ?

Les membres du personnel et les médecins de la polyclinique IMT collectent et traitent des informations de nature personnelle vous concernant sur la base de la relation thérapeutique existant entre vous et la polyclinique et/ou les prestataires de soins de santé. Ces opérations se déroulent en premier lieu afin de pouvoir vous offrir les meilleurs soins possibles, créer un dossier patient complet et correct et éventuellement à des fins de facturation et de comptabilité. Ces données sont conservées de manière aussi sécurisée et confidentielle que possible. Elles sont uniquement partagées avec les prestataires de soins de nos services médicaux et certaines données sont également partagées avec le personnel administratif.

À ces fins, nous traitons les données suivantes vous concernant :

• Données d’identification et de contact (et éventuellement d’un représentant légal) ;

• Numéro d’identification national / numéro de registre national ;

• Données financières et données relatives à votre assurabilité (par exemple, votre mutuelle) ;

• Caractéristiques personnelles (données telles que l’âge, le sexe, l’état civil, la langue parlée, etc.) ;

• Données relatives à votre santé (diagnostic, pronostic, antécédents médicaux, traitement, etc.) ;

• Données psychologiques (si elles sont pertinentes pour les soins) ;

• Données de nature sexuelle ou préférences (si elles sont pertinentes pour les soins) ;

• Données relatives aux soins (si elles sont pertinentes pour les soins) ;

• Données relatives à votre famille et à vos proches, uniquement si elles sont pertinentes pour les soins ;

• Données relatives à l’éducation et à la formation (si elles sont pertinentes pour les soins) ;

• Enregistrements audio ou vidéo (s’ils sont nécessaires pour les soins).

Vos données sont-elles partagées avec d’autres ?

C’est tout à fait possible, mais uniquement lorsque c’est nécessaire et autorisé. Voici un aperçu des partages de données :

Partage dans le cadre des soins

Le dossier du patient peut être consulté par les collaborateurs de la polyclinique lorsque cette consultation est nécessaire afin de pouvoir dispenser les soins nécessaires (par exemple, le prestataire de soins de santé traitant (en formation ou non), un collaborateur administratif pour le compte du prestataire de soins de santé…). Les médecins ou laboratoires référents recevront également une copie, par exemple, des résultats des tests de diagnostic effectués, dans la mesure où cela est nécessaire pour le traitement de suivi. L’IMT a également conclu un contrat de collaboration avec l’hôpital universitaire d’Anvers pour l’admission des patients. 

Des données vous concernant doivent également être partagées avec l’INAMI et les mutuelles. En outre, des données de vaccination peuvent être partagées via VaccinNet.

À la demande de la police et des tribunaux, des données à caractère personnel de patients peuvent être partagées. Vous en serez informé(e) dans la mesure autorisée par la loi.

Plate-forme de soins collaboratifs (Collaboratief Zorgplatform, COZO)

À l’instar de nombreux autres établissements de soins, l’IMT a rejoint la plate-forme de soins collaboratifs (CoZo), une plate-forme de collaboration numérique qui permet aux patients, aux prestataires de soins de santé et aux établissements de soins d’échanger des données et informations médicales rapidement et en toute sécurité. De ce fait, depuis le 1er janvier 2019, nos résultats de laboratoire sont partagés avec d’autres prestataires de soins de manière sécurisée. Cela n’est possible que si vous avez donné votre consentement préalable, et seuls les prestataires de soins de santé avec lesquels vous avez une relation thérapeutique, comme votre médecin traitant par exemple, ont accès à ces données médicales. Le médecin de l’IMT peut également accéder aux informations médicales existantes et futures de ses patients auprès d’autres établissements. Des soins multidisciplinaires, transmuraux et intégrés sont ainsi possibles.

Les données relatives à votre santé, qui peuvent être consultées par l’IMT via la plate-forme COZO en raison d’une relation thérapeutique existante, ne seront pas utilisées à d’autres fins, telles que la recherche scientifique par exemple.

En tant que patient, vous pouvez à tout moment donner ou retirer votre consentement au partage de données médicales. Pour de plus amples informations, consultez les sites de la plate-forme de soins collaboratifs (CoZo) et PatientConsent.

Épidémies et surveillance

L’IMT a l’obligation légale (par le Vlaams Preventiedecreet) de signaler certaines infections à l’Agence flamande Soins et Santé (Agentschap Zorg en Gezondheid) (e.a. la syphilis, la gonorrhée, la tuberculose, le zika, la variole du singe, etc.). Cela peut également se faire par nom pour permettre la recherche de contacts. Pour de plus amples informations, consultez le site https://www.zorg-en-gezondheid.be/een-meldingsplichtige-infectieziekte-aangeven

Des données pseudonymisées (où vos données d’identification ont été supprimées) peuvent être transmises à Sciensano dans le cadre d’activités de surveillance (p. ex. gonorrhée, chlamydia, VIH).

Recherches scientifiques

Il est également possible que les données (anonymisées ou pseudonymisées) de votre dossier médical soient utilisées dans le cadre de recherches scientifiques futures, afin d’acquérir de nouvelles connaissances sur une maladie et/ou un traitement. À cette fin, des caractéristiques personnelles, des données médicales, des données concernant la nature sexuelle, des données relatives aux soins, etc. peuvent être traitées. La base légale à cet égard est l’intérêt général, le traitement à des fins de recherche scientifique ou le consentement du patient. Les données utilisées pour la recherche scientifique ne sont jamais directement identifiables (votre nom n’est jamais traité ou mentionné, mais supprimé ou remplacé par un code), elles sont strictement minimisées et les chercheurs sont tenus de respecter des règles strictes pour garantir la confidentialité et la sécurité des données.

Les données collectées dans le cadre de recherches scientifiques peuvent être partagées avec des chercheurs et leur équipe associés à l’IMT, des commanditaires d’études cliniques ou des chercheurs externes. Ces études et transferts doivent toujours recevoir l’approbation préalable d’une Commission éthique, de la chambre Sécurité sociale et Santé du Comité de sécurité de l’information ou du Comité d’accès aux données de l’IMT (Data Access Committee). Le délégué à la protection des données supervise également le traitement correct et le transfert éventuel des données.

Dans le cadre de contrôles, il est possible que les données (pseudonymisées) soient inspectées par la Commission éthique, par un représentant du commanditaire de l’étude, par des auditeurs internes ou externes ou par des organismes publics tels que l’Autorité de protection des données.

Pour de plus amples informations à ce sujet et au sujet de l’utilisation de matériel corporel, voir « Utilisation de données médicales et de matériel corporel à des fins de recherche scientifique »

Vous pouvez également être contacté(e) par un prestataire de soins de santé ou par le Clinical Trial Center de l’IMT pour participer à une étude future. Cette participation est toujours totalement volontaire et le refus de participer n’a jamais d’incidence sur les soins que nous vous dispensons.

En cas d’étude scientifique prospective dans le cadre de laquelle des données complémentaires sont collectées, quelque chose est spécifiquement attendu de vous (p. ex. une étude clinique commerciale, le remplissage d’un questionnaire ou un prélèvement sanguin aux fins spécifiques de la recherche scientifique), votre consentement explicite et volontaire vous sera toujours demandé pour participer à l’étude.

Facturation et paiements

Si vous avez des paiements en souffrance, des données d’identification limitées, des prestations fournies et des données financières telles que des factures impayées peuvent être transmises à des fins de suivi à une société de recouvrement missionnée par l’IMT, en vertu de la base légale de l’intérêt légitime de l’IMT.

Fournisseurs de solutions informatiques

Vos données peuvent être partagées avec des fournisseurs de solutions informatiques (comme par exemple les agendas de rendez-vous en ligne, les fournisseurs de services cloud et d’hébergement, les systèmes d’information de laboratoire, etc.). Le niveau de transfert ou d’accès possible par ces fournisseurs (sous-traitants de données à caractère personnel) dépend des services fournis mais est toujours limité autant que possible. Ces sous-traitants sont soumis à des règles très strictes en ce qui concerne l’accès, les transferts, les mesures de sécurité et les finalités de traitement autorisées par le biais d’un contrat de sous-traitance. Plus les données concernées sont sensibles, plus les mesures seront strictes. Tous les fournisseurs sont également tenus de respecter la législation européenne sur la protection des données (RGPD ou GDPR).

Afin de pouvoir accompagner nos patients de manière efficace, il est (également) possible de recourir aux appels vidéo pour les consultations. La télémédecine est incontournable depuis le début de la pandémie de Covid-19. Si vous souhaitez en savoir plus sur la protection de vos données dans le cadre de la télémédecine, veuillez consulter la déclaration de confidentialité relative à la télémédecine.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Le délai de conservation du dossier médical est légalement fixé à 30 ans (après la dernière consultation).

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées et conservées à d’autres fins (par exemple, à des fins épidémiologiques ou de santé publique), elles ne le sont en principe jamais plus longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité spécifique, conformément aux délais fixés par la loi ou vos données sont totalement anonymisées (par exemple, lorsqu’un médecin souhaite discuter d’un cas spécifique ou d’un tableau clinique avec un autre médecin).

Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit de demander à tout moment quelles données vous concernant sont traitées par nous et vous pouvez obtenir une copie de ces données. Vous pouvez également désigner un représentant légal pour le faire en votre nom.

Vous pouvez également nous demander quelles données vous concernant nous transmettons et à quelles organisations.

Vous avez également à tout moment le droit de faire rectifier des données si nécessaire et, dans des cas spécifiques, de faire supprimer des données vous concernant. Via notre système de rendez-vous en ligne, vous pouvez également consulter vous-même vos données d’identification et les corriger si nécessaire.

Si vous avez d’autres questions, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse informatieveiligheid@itg.be ou par téléphone au +32 (0) 3 247 07 43.

Si vous estimez que l’hôpital ne respecte pas ou pas correctement vos droits relatifs au traitement des données à caractère personnel, vous pouvez à tout moment vous adresser au délégué à la protection des données qui contactera l’IMT pour traiter la réclamation et prendre les mesures nécessaires le cas échéant. Les réclamations générales peuvent être communiquées via l’adresse complaints@itg.be. 

Si vous estimez que l’IMT ne gère pas correctement vos données à caractère personnel, vous avez également à tout moment le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données.