Déclaration de confidentialité

The Institute of Tropical Medicine (ITM) takes your privacy and the protection of your personal information extremely serious.

L'Institut de médecine tropicale (IMT) prend très au sérieux la protection de votre vie privée et de vos données personnelles en tant que participant à un cours ou en tant qu'ancien élève. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour nous conformer à la législation sur la protection de la vie privée telle que le règlement général sur la protection des données (RGPD ou GDPR) et pour prendre les mesures de sécurité nécessaires. Avec cette déclaration de confidentialité, nous vous informons de la manière dont IMT traite vos données personnelles.

Quelles sont les données que nous traitons à votre sujet et dans quel but ?

En tant qu'étudiant, nous avons besoin de beaucoup de données vous concernant, que vous suiviez un programme de doctorat, de maîtrise, de troisième cycle, de formation courte ou autre.  L'IMT traite les données des étudiants dans le cadre de l'administration des étudiants et de l'enseignement sur une base légale et contractuelle.

Les données que nous collectons dépendent du cours que vous suivez et de son contexte (étudiant étranger, demande de bourse, etc.).

Nous traitons les catégories suivantes de données personnelles :

  • Identification et coordonnées

  • Numéro d'identification national/numéro d'enregistrement royal

  • Données financières (factures, numéro de compte bancaire, etc.)

  • Caractéristiques personnelles (données telles que l'âge, le sexe, l'état civil, la langue parlée, etc.)

  • Données concernant votre santé (uniquement si elles sont nécessaires à la prestation de services)

  • Données sur votre niveau d'éducation et votre carrière professionnelle (diplômes, CV, données de l'institution d'origine, etc.)

  • Image(s) de vous-même

  • Enregistrements vidéo (le cas échéant)

Nous traitons ces données à diverses fins.

Dans le cadre de la formation, de l'orientation des études et des facilités pour les étudiants

Pour votre inscription et votre dossier en tant qu'étudiant, bien sûr, mais aussi pour savoir, par exemple, si vous remplissez les conditions d'admission à un cours et à la procédure de sélection ou pour obtenir une bourse. En outre, des données d'identification limitées, des coordonnées et votre photographie peuvent être partagées avec les formateurs internes et externes ainsi qu'avec les bureaux de coordination et de secrétariat de l'éducation responsables de l'organisation et de la prestation de la formation.

Si nécessaire, nous traitons également vos données pour toutes sortes de services pratiques dans les environs, tels que les accréditations INAMI pour les médecins stagiaires, les demandes de visa pour les étudiants étrangers, les réservations de voyage et les arrangements de logement.

Coopération entre anciens élèves

Au début de vos études, vous êtes invité à activer un compte sur ITM ALUMNI CONNECT, la plateforme en ligne des anciens élèves qui relie les étudiants, les anciens élèves et le personnel de l'IMT. Cela vous permet, après vos études, de rester impliqué dans le réseau et d'être informé des activités des anciens. Cette plateforme en ligne comprend des informations sur les activités du réseau et de ses membres, les bourses de voyage pour les anciens, les offres d'emploi et les possibilités de recherche.

Lors de l'inscription sur la plateforme en ligne des anciens élèves (avec opt-in actif), les données personnelles suivantes de l'utilisateur sont nécessaires pour activer son compte :

  • Prénom

  • Nom de famille

  • Courriel

  • Cluster (étudiant, ancien/ancien et/ou personnel)

  • Cours IMT le plus récent ou actuel

  • Année d'obtention du diplôme

  • Lieu de résidence

Lors de la création de son profil et lors de l'utilisation de la plateforme, l'utilisateur est informé que les données personnelles suivantes sont collectées :

  • Données d'identification personnelle : prénom, nom, sexe, photo d'identité/de profil, date de naissance, langue parlée, nationalité, e-mail, téléphone, adresse

  • Données d'identification électronique (adresses IP, cookies)

  • L'éducation

  • Expérience professionnelle et CV (y compris les qualifications professionnelles et les diplômes)

  • Votre emplacement

  • Plus généralement, tout le contenu publié par les utilisateurs sur la plateforme

Le traitement des données est clairement expliqué dans la politique de confidentialité de la plateforme en ligne.

Le fournisseur de la plateforme en ligne pour les anciens élèves, KIT UNITED SAS - HIVEBRITE, ainsi que l'IMT, sont liés par la législation européenne sur la protection des données (AVG ou GDPR). La protection des données de la plateforme est donc également entièrement conforme au GDPR.

Objectifs de recherche, de politique et de qualité

Les données anonymes peuvent être utilisées pour effectuer des analyses sur l'offre éducative et pour améliorer la qualité de notre enseignement.

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de recherche, ou que des étudiants ou des anciens élèves sont contactés pour participer à une évaluation ou à une recherche, cela sera toujours soumis en interne au comité d'éthique de l'IMT ou au délégué à la protection des données pour évaluation avant que le traitement des données ne puisse commencer.

Proctoring

Pour l'administration des évaluations et des examens, l'IMT peut compter sur des solutions de surveillance. Il s'agit de solutions logicielles qui permettent de réaliser des examens à distance. En fonction du contexte (par exemple, mobilité réduite de l'étudiant, restrictions de voyage comme lors de la pandémie de covid-19, etc.), il peut être décidé de recourir au proctoring.

Il est possible que, dans un environnement privé, vous soyez suivi électroniquement et filmé afin d'exclure toute fraude. Une attention particulière sera accordée à la réduction de toute violation possible de la vie privée. Vous recevrez au préalable des informations détaillées sur cette procédure.

En s'inscrivant comme étudiant à l'IMT, l'étudiant accepte que l'IMT se réserve la possibilité d'effectuer des contrôles. Un accord strict de traitement a été conclu avec le fournisseur informatique du système, qui interdit l'utilisation par celui-ci des données collectées. En outre, l'IMT ne traitera jamais ces données autrement que pour vérifier les évaluations des participants aux cours.

Vous disposez d'un droit d'accès partiel à ces données collectées, mais généralement pas d'un droit de suppression. Ces données peuvent être nécessaires pour prouver la culpabilité ou l'innocence dans une enquête ou une affaire judiciaire.

Securité et confidentialité

L'IMT assure la sécurité de l'informatique centrale et décentralisée grâce à sa politique de protection des données et de sécurité de l'information. Une gestion stricte des autorisations détermine qui est autorisé à consulter, modifier et, si nécessaire, supprimer quelles données. Cela se fait sur la base des rôles et des tâches liés aux fonctions des membres du personnel.

Vos donnees sont-elles egalement partagees avec d'autres ?

Vos données peuvent être transmises à des destinataires ou à des sous-traitants internes et externes lorsque cela est nécessaire et autorisé. Cela peut se faire de la manière suivante.

Collègues de classe et autres

Aucune donnée vous concernant ne sera communiquée aux parents, aux proches ou à d'autres tiers, sauf s'ils peuvent prouver qu'ils vous représentent légalement ou que vous acceptez explicitement la communication de certaines données.

Les étudiants peuvent uniquement consulter l'adresse électronique de leurs camarades, le cours et le lieu où se déroule ce cours. Ils ne peuvent pas consulter ou demander d'autres données personnelles de leurs camarades de classe sans leur consentement.

Les transferts de crédits et les résultats obtenus peuvent également être transférés à l'établissement d'origine de l'étudiant.

Obligations légales

L'IMT est légalement tenu d'effectuer certains transferts à des organismes publics (par exemple, pour les demandes de subventions et d'accréditations).

À la demande d'ambassades ou d'autres institutions gouvernementales (étrangères), nous ne transmettrons jamais les données personnelles des participants aux cours ou des anciens élèves s'il n'existe pas de motif légal valable pour le faire (par exemple, une obligation légale ou votre consentement).

Lorsque vous postulez à une bourse, vos données personnelles peuvent être partagées avec le fournisseur de la bourse (par exemple, la Direction générale de la coopération au développement).

A la demande des autorités policières et judiciaires, les données personnelles des étudiants peuvent être divulguées. Dans la mesure où la loi le permet, vous en serez informé.

Transmissions dans le cadre de l'administration et du contrôle

Il peut également y avoir un transfert pour un certain nombre de questions administratives, comme la banque (pour les cartes de paiement), les ambassades pour les demandes de visa, les agences de voyage, les compagnies d'assurance, etc.

Authentification des diplômes

En s'inscrivant, les participants au cours donnent à l'IMT la permission de :

  1. faire contrôler l'authenticité et la véracité des documents qu'ils présentent pour obtenir certains droits par les autorités qui les ont délivrés ;

  2. confirmer l'authenticité des documents que le GTI leur a ou leur aurait délivrés à la demande de tiers.

Formation donnée en partenariat

De même, pour les cours organisés en partenariat, un transfert vers l'institution partenaire peut avoir lieu (comme le Master in Global One Health en coopération avec l'Université de Pretoria ou le cours "Infectiologie clinique et microbiologie médicale" en coopération avec diverses universités flamandes). Cela ne sera fait que pour les données pertinentes pour l'organisation de la formation. À terme, certaines de vos données peuvent également être visibles pour des formateurs externes et des camarades de classe, par exemple.

Processeurs

Vos données peuvent - au nom de l'IMT - être partagées avec des sous-traitants tels que des fournisseurs de solutions informatiques. Le degré de transfert ou d'accès possible par ces fournisseurs (processeurs de données personnelles) dépend des services fournis mais est toujours limité autant que possible. Ces sous-traitants sont soumis à des règles très strictes en matière d'accès, de transferts, de mesures de sécurité et de finalités autorisées pour le traitement au moyen d'un accord de traitement. Tous les fournisseurs sont également liés par la législation européenne sur la protection des données (AVG ou GDPR).

Politique de l'image

Au cours du parcours de formation des étudiants, des supports visuels sont régulièrement réalisés pendant et en dehors des moments de formation (cours en ligne, réceptions, cérémonies de remise des diplômes, excursions, etc.) Pour ce faire, l'IMT a élaboré une politique relative aux enregistrements vidéo/audio et aux photographies à des fins éducatives. Les conférenciers externes et les étudiants sont informés par le secrétariat du cours et/ou l'organisateur des séminaires & débats que des photographies sont régulièrement prises à l'IMT lors d'activités pédagogiques. L'acceptation de poser pour une photo est une permission verbale ou tacite. Pour la publication d'une photo de portrait, une autorisation écrite est demandée à la personne représentée, y compris une description de l'objectif visé.

Combien de temps vos données seront-elles conservées ?

Vos données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs du traitement. Toutefois, les établissements d'enseignement sont soumis à de nombreuses obligations légales en ce qui concerne l'authenticité et la conservation des données relatives à l'identité des personnes ayant suivi les cours, à leur réussite ou à leur échec, etc. Il est également important pour vous, en vue de votre carrière ultérieure, que ces données restent disponibles de manière correcte.

Ainsi, les résultats (attestation de crédit ou diplôme obtenu ou non) sont conservés indéfiniment.

Les données relatives aux anciens élèves (nom, adresse électronique, pays, cours et année) seront également conservées dans la base de données des anciens élèves jusqu'à ce que vous décidiez de vous désinscrire. Vous pouvez le faire à tout moment. Vous pouvez vous désabonner de la lettre d'information et/ou de la lettre d'information de la plate-forme en ligne des anciens élèves ou modifier vos préférences d'abonnement via le lien figurant au bas des deux lettres d'information. Vous pouvez vous désinscrire en tant que membre du Réseau des anciens en envoyant un courriel à alumniitm@itg.be

Quels sont vos droits ?

Les données personnelles des participants aux cours sont protégées conformément au règlement général sur la protection des données 2016/679 et à la politique de protection des données d'IMT. Tous les apprenants peuvent, conformément à la législation sur la protection des données, demander une fois par an l'accès et, si nécessaire, la correction et la copie des données personnelles détenues électroniquement à leur sujet par l'IMT. Cela peut se faire en envoyant une demande au chef du bureau de l'éducation.

Via My Applications et notre plateforme de formation Moodle, vous pouvez vous connecter à tout moment et consulter et corriger vos propres entrées.

Vous pouvez également nous demander à tout moment quelles données vous concernant nous traitons et à qui nous les transmettons. Veuillez contacter informatieveiligheid@itg.be ou téléphoner au +32 (0) 3 247 07 43. Les plaintes générales peuvent être déposées via complaints@itg.be.

Si vous pensez que l'IMT ne traite pas correctement vos données personnelles, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données.

Nous contacter

Si vous avez des questions sur la protection de la vie privée des patients, contactez informatieveiligheid@itg.be (+32 (0)3 247 07 43).