Travel Office Lead  - 50 %

Meer dan 500 medewerkers van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) dragen elke dag bij aan het verbeteren van de gezondheid van miljoenen mensen wereldwijd. Onze onderzoekers voeren meer dan 200 wetenschappelijke projecten uit op het vlak van tropische geneeskunde en internationale gezondheid. Onze docenten ontvangen elk academiejaar meer dan 500 professionals uit de hele wereld om onze hoog aangeschreven medische opleidingen te volgen. Jaarlijks vinden in onze kliniek tienduizenden reis- en soa consultaties plaats. Onze internationaal erkende referentielaboratoria en onderzoeken vele honderdduizenden stalen.   

Deze heel diverse opdrachten kunnen we maar op één manier waarmaken: dankzij een grote passie voor onze missie.

Spreekt het ITG je aan als werkplek? Dan verwelkomen we je heel graag als Travel Office Lead (50%) bij de Dienst Veiligheid, Welzijn en Milieu (VWM) van het departement Algemene Beheersdiensten.

Opdracht

•            Je beheert alle reis- en visumaanvragen van het ITG personeel. Je kan vlot overweg met onze boekingstool (training wordt voorzien) en je verzorgt reservaties van vluchten, treinen en accommodatie. Ook alle visumaanvragen verzorg je zelf en volg je nauwlettend op, in samenwerking met onze externe partner.

•            Je bent het single-point-of-contact voor alle vragen of problemen rond reizen en visa. Hiervoor leer je ook werken met Zenya, het documentenbeheersysteem van het ITG.

•            Je bent verantwoordelijk voor de reisverzekering van het ITG personeel en bent de  contactpersoon voor onze verzekeringsmakelaar. Wanneer nodig, dien je een verzekeringsclaim in en volg je het dossier op tot het is afgerond.

•            Je ondersteunt collega’s in het analyseren van mogelijke veiligheidsrisico’s tijdens hun dienstreizen.

 •           Bij incidenten in het buitenland verzorg je een vlotte doorstroming van informatie tussen onze veiligheidspartner Healix enerzijds en de verantwoordelijken binnen het ITG anderzijds.

•            Je staat in nauw contact met onze boekings-, veiligheids- en visumpartners.

•            Je houdt de ITG intranet pagina rond reizen up-to-date, net zoals de verschillende interne procedures.

•            Samen met je collega’s help je mee aan allerlei leuke  welzijnsactiviteiten die onze dienst organiseert, zoals de fietsdag, massage@work, …

Profiel

·       Je hebt een Bachelor diploma of hebt door ervaring het relevante denkniveau verworven.

·       Je kan goed zelfstandig werken, maar haalt ook plezier uit werken in teamverband.

·       Je bent sterk in planning, time management en opvolging.

·       Je bent flexibel en stressbestendig.

·       Je communiceert vlot: je leest, schrijft en spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Je kan je ook mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Frans.

·       Kennis van (reis)verzekeringen is een plus.

Aanbod

Het Instituut voor Tropische Geneeskunde is een open en internationaal instituut waar we streven naar uitmuntendheid, rechtvaardigheid en duurzaamheid.  In een sfeer van wederzijds respect werken onze medewerkers, studenten en onderzoekers aan de nieuwe internationale gezondheidsuitdagingen. Jouw opdracht draagt hieraan bij. Met zijn allen zorgen we voor een aangename werksfeer met aandacht voor een gezonde work-life balance en mogelijkheid tot continue bijscholing. Het ITG is gelegen middenin de bruisende stad Antwerpen en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer of met de fiets.

Wij bieden je:

·       Een halftijdse functie voor een bepaalde duur van 6 maanden. Startdatum: idealiter te starten op 16 maart 2026.

·       Een collegiale werkomgeving met aandacht voor work-life balance en voor individuele groei en ontplooiing.

·       Een loon rekening houdend met je werkervaring, aangevuld met enkele extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques (twv 7 euro), fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer en aanvullend pensioen.