Privacyverklaring

Studenten en alumni

Het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) neemt uw privacy en de bescherming van uw persoonlijke informatie als student of alumnus/a bijzonder ernstig. Daarom doen we er alles aan om de privacywetgeving zoals de algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) na te leven en de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe het ITG omgaat met uw persoonsgegevens.

Welke gegevens verwerken we van jou en met welke doeleinden?

Als student hebben we heel wat gegevens van u nodig. Of u nu een doctoraatsopleiding, masteropleiding, postgraduaat, shortcourse of andere opleiding volgt.  Het ITG verwerkt studentengegevens in de studenten- en onderwijsadministratie op basis van een wettelijke en contractuele grondslag.

Welke gegevens we verzamelen, is afhankelijk van de opleiding die u volgt en de context (buitenlandse student, beursaanvragen, enz.)

We verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens en contactgegevens

• Nationaal identificatienummer/Rijksregisternummer

• Financiële gegevens (facturen, bankrekeningnummer enz.)

• Persoonlijke kenmerken (gegevens zoals leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, spreektaal …)

• Gegevens over uw gezondheid (enkel indien deze noodzakelijk zijn voor de dienstverlening)

• Gegevens over uw opleidingsniveau en professionele loopbaan (Diploma’s, cv, gegevens over de thuisinstelling, enz.)

• Afbeelding(en) van uzelf

• Video-opnames (indien van toepassing)

We verwerken deze gegevens voor verschillende doeleinden.

In het kader van de opleiding, studiebegeleiding en studentenvoorzieningen

Uiteraard voor uw inschrijving en dossier als student, maar ook voor bv. of u voldoet aan de toelatingsvoorwaarden voor een opleiding en de selectieprocedure of om een beurs te kunnen krijgen. Voorts kunnen beperkte identificatiegegevens, contactgegevens en uw foto gedeeld worden met de lesgevers intern en extern alsook de onderwijscoördinatie en secretariaten die instaan voor de organisatie en geven van de opleiding.

Ook verwerken we waar nodig uw gegevens voor allerlei omringende praktische dienstverleningen zoals bv. RIZIV-accreditaties voor artsen in opleiding, visumaanvragen voor buitenlandse studenten, het boeken van reizen en het regelen van logement.

Alumniwerking

Bij aanvang van uw studies, wordt u uitgenodigd om een account te activeren op ITM ALUMNI CONNECT, het online alumniplatform dat ITG studenten, alumni en personeel met elkaar verbindt. Dit laat u toe om, na uw studies, betrokken te blijven bij het netwerk en op de hoogte te blijven van de alumni-activiteiten. Dit online platform omvat onder meer informatie over de activiteiten van het netwerk en zijn leden, alumnireisbeurzen, vacatures en onderzoeksmogelijkheden. 

Wanneer u zich registreert op het online alumni platform (met actieve opt-in), zijn de volgende persoonlijke gegevens van de gebruiker vereist om uw account te activeren:

• Voornaam

• Achternaam

• E-mail

• Cluster (student, alumnus/a en/of personeel)

• Meest recente of huidige ITG-cursus

• Afstudeerjaar

• Woonplaats

Bij het opzetten van uw profiel en tijdens het gebruik van het platform, wordt u geïnformeerd dat de volgende persoonlijke gegevens worden verzameld:

• Persoonlijke identificatiegegevens: voornaam, achternaam, geslacht, ID/profielfoto, geboortedatum, gesproken taal, nationaliteit, e-mail, telefoon, adres

• Elektronische identificatiegegevens (IP-adressen, cookies)

• Onderwijs

• Werkervaring en cv (inclusief beroepskwalificaties en diploma’s)

• Uw locatie

• Meer in het algemeen, alle door de gebruiker gepubliceerde op het platform.

De gegevensverwerking wordt duidelijk toegelicht in het privacybeleid van het online platform.

De leverancier van het online alumniplatform,  KIT UNITED SAS – HIVEBRITE, alsook het ITG,  zijn gebonden aan de Europese wetgeving gegevensbescherming (AVG of GDPR). De gegevensbescherming van het platform is aldus ook volledig GDPR-conform.

Onderzoek, beleidsmatige en kwaliteitsdoeleinden

Geanonimiseerde gegevens kunnen gebruikt worden om analyses te maken over het onderwijsaanbod en om de kwaliteit van ons onderwijs te verbeteren.

Wanneer persoonsgegevens verwerkt worden voor onderzoek, of studenten of alumni gecontacteerd worden voor deelname aan een evaluatie of onderzoek, zal dit steeds intern voorgelegd worden aan het Ethisch Comité van het ITG of aan de functionaris voor de gegevensbescherming voor evaluatie vooraleer de gegevensverwerking kan aanvangen.

Proctoring

Voor het afnemen van evaluaties en examens kan het ITG zich beroepen op proctoringoplossingen. Dit zijn softwareoplossingen die het examineren vanop een afstand mogelijk maken. Afhankelijk van de context (bv. verminderde mobiliteit van de student, verplaatsingsrestricties zoals tijdens de COVID-19-pandemie, enz.) kan besloten worden om te examineren via proctoring.

Hierbij is het mogelijk dat u in een private omgeving elektronisch getrackt en gefilmd wordt om fraude uit te kunnen sluiten. Er wordt hierbij streng op toegezien dat de mogelijke privacy-inbreuk tot een minimum herleid wordt. U zal voordien ook uitvoerig ingelicht worden over een dergelijke procedure.

Bij de inschrijving als student aan het ITG, gaat de student ermee akkoord dat ITG de mogelijkheid voorbehoudt proctoring in te schakelen. Met de IT-leverancier van het systeem werd een strenge verwerkersovereenkomst afgesloten die het gebruikt van verzamelde gegevens door hen verbiedt. Ook het ITG zal deze gegevens nooit verder verwerken buiten het doeleinde van de controle op de evaluaties van de student.

U hebt gedeeltelijk recht op inzage in deze verzamelde gegevens maar meestal geen recht om deze te laten verwijderen. Deze gegevens kunnen nodig zijn om nadien schuld of onschuld in bv. een onderzoek of gerechtelijk dossier aan te kunnen tonen.

Beveiliging en vertrouwelijkheid

Het ITG verzekert de beveiliging van centrale en decentrale IT via het gegevensbeschermings- en informatieveiligheidsbeleid. Een strikt autorisatiebeheer bepaalt wie welke gegevens mag raadplegen, wijzigen en desgevallend verwijderen. Dit gebeurt aan de hand van rollen en takenpakketten samenhangend met de functies van de personeelsleden.

Worden uw gegevens ook met anderen gedeeld?

Uw gegevens kunnen - indien noodzakelijk en indien toegestaan - doorgegeven worden aan interne en externe ontvangers of verwerkers. Dit kan op de volgende mogelijke manieren.

Medestudenten en anderen

Met ouders, familieleden of andere derden worden geen gegevens over u gedeeld, tenzij zij kunnen aantonen dat ze u wettelijk vertegenwoordigen of dat u uitdrukkelijk instemt met de mededeling van bepaalde gegevens.

Studenten kunnen van hun medestudenten enkel het e-mailadres, de opleiding en de locatie waar deze opleiding plaatsvindt, opzoeken. Zij kunnen geen andere persoonsgegevens van hun medestudenten raadplegen of opvragen zonder hun toestemming.

Credittransfers en bekomen resultaten kunnen eveneens doorgegeven worden aan de thuisinstelling van de student.

Wettelijke verplichtingen

Het ITG is wettelijk verplicht bepaalde doorgiftes te doen aan overheidsinstanties (bv. voor aanvragen rond beurzen en accreditaties).

Op vraag van ambassades of andere (buitenlandse) overheidsinstellingen zullen wij nooit persoonsgegevens van studenten of alumni doorgeven als daarvoor geen geldige rechtsgrond is (bv. een wettelijke verplichting of uw toestemming).

Wanneer u een aanvraag indient voor het bekomen van een studiebeurs, kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met de verstrekker van de beurs (bv. Directoraat-Generaal Ontwikkelingssamenwerking).

Op verzoek van politie en gerecht kunnen persoonsgegevens van studenten meegedeeld worden. In zoverre als toegestaan door de wet zal u hiervan op de hoogte gebracht worden.

Doorgiftes in het kader van administratie en opvolging

Ook voor een aantal administratieve zaken kan er een doorgifte plaatsvinden, zoals de bank (voor betaalkaarten), ambassades voor visumaanvragen, reisbureaus, verzekeringsmaatschappijen, enz.

Authenticatie van diploma’s

Door hun inschrijving geven de studenten het ITG de toestemming om:

1. Documenten die zij voorleggen om bepaalde rechten te verkrijgen, op hun authenticiteit en waarachtigheid te laten controleren bij de uitreikende instanties;

2. De echtheid van documenten die het ITG aan hen heeft of zou hebben uitgereikt te bevestigen wanneer derden hierom verzoeken.

Opleidingen gegeven in partnerschappen

Ook voor bv. opleidingen die in partnerschap georganiseerd worden, kan er doorgifte aan de partnerinstelling plaatsvinden (zoals de Master in Global One Health in samenwerking met de Universiteit van Pretoria of de opleiding “Klinische Infectiologie en Medische Microbiologie” in samenwerking met verschillende Vlaamse universiteiten). Dit gebeurt dan enkel voor de relevante gegevens voor het organiseren van de opleiding. Uiteindelijk kunnen enkele gegevens over uzelf ook zichtbaar zijn voor bv. externe lesgevers en medestudenten.

Verwerkers

Uw gegevens kunnen – in opdracht van het ITG - met verwerkers zoals leveranciers van IT-oplossingen gedeeld worden. De mate van doorgifte of mogelijke toegang door dergelijke leveranciers (verwerkers van persoonsgegevens) is afhankelijk van de geleverde diensten maar wordt steeds zoveel mogelijk beperkt. Dergelijke verwerkers worden aan zeer strikte regels onderworpen wat betreft de inzage, de doorgiftes, de beveiligingsmaatregelen en geoorloofde doeleinden voor de verwerkingen door middel van een verwerkersovereenkomst. Alle leveranciers zijn tevens gebonden aan de Europese wetgeving gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Beeldbeleid

Tijdens de opleidingsloopbaan van studenten wordt er regelmatig beeldmateriaal gemaakt tijdens en buiten de opleidingsmomenten (online lessen, recepties, diploma-uitreikingen, uitstappen …). Hiervoor heeft het ITG een beleid inzake video- en audio-opnamen en fotograferen voor onderwijsdoeleinden opgesteld. Externe docenten en studenten worden door het cursussecretariaat en/of de organisator van seminars en debatten op de hoogte gesteld van het feit dat er regelmatig foto's worden gemaakt op het ITG tijdens onderwijsactiviteiten. Bij aanvaarding om te poseren voor de foto geldt een mondelinge of stilzwijgende toestemming. Voor publicatie van een portretfoto wordt schriftelijke toestemming gevraagd aan de afgebeelde persoon met daarbij een beschrijving van het beoogde doeleinde.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het bereiken van de doeleinden van de verwerking. Wel rusten er op onderwijsinstellingen heel wat wettelijke verplichtingen wat betreft de authenticiteit en het bijhouden van gegevens over wie welke opleidingen gevolgd heeft, of ze geslaagd waren of niet, enz. Ook voor uzelf is het belangrijk naar uw latere loopbaan toe dat deze gegevens correct beschikbaar blijven.

Zo worden resultaten (creditattest of diploma behaald of niet) voor onbepaalde tijd bewaard.

Gegevens van alumni (naam, e-mailadres, land, cursus en jaar) worden ook bewaard in de alumnidatabank totdat u beslist u uit te schrijven. Dit kan u te allen tijde doen. U uitschrijven voor de newsletter en/of de newsletter van het online alumniplatform of uw inschrijvingsvoorkeuren aanpassen, is mogelijk via de link onderaan de beide newsletters. U uitschrijven als lid van het alumninetwerk kan gebeuren door een mail te sturen naar alumnitm@itg.be.  

Wat zijn uw rechten?

De persoonsgegevens van studenten worden beschermd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 en het gegevensbeschermingsbeleid van het ITG. Alle studenten kunnen conform de wetgeving op de bescherming van de persoonsgegevens eenmaal per jaar inzage en eventueel correctie en kopiename vragen van de persoonsgegevens die het ITG over hen elektronisch bewaart. Dit kan door een verzoek te richten tot het hoofd van de Education Office.

Langs My Applications en ons opleidingsplatform Moodle kan u steeds inloggen en uw eigen ingevoerde gegevens inkijken en corrigeren waar nodig.

U mag ons ook steeds vragen welke gegevens we allemaal van u verwerken en aan wie we ze doorgeven. Contacteer dan informatieveiligheid@itg.be of tel. 03 247 07 43. Algemene klachten kan u kenbaar maken via klachten@itg.be.  

Indien u van mening bent dat het ITG niet op een correcte manier met uw persoonsgegevens omgaat, kan u ook steeds een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.