Charte de bonne gouvernance

Introduction

L’« Institut Prince Léopold de médecine tropicale » ou «  Institut de médecine tropicale » (IMT) a la forme juridique d’une fondation d’utilité publique, conformément au Code des sociétés et des associations.

L’IMT poursuit une mission académique définie dans ses statuts et dans le Code flamand de l’enseignement supérieur, à savoir « [...] mener et promouvoir la recherche scientifique, l’enseignement professionnel et académique ainsi que les services scientifiques et sociaux en matière de maladies tropicales et de santé mondiale, en mettant particulièrement l’accent sur les pays à faibles et moyens revenus.

L’IMT remplit ces fonctions en grande partie conformément à des accords de gestion conclus avec différents ministères flamands et fédéraux. Pour remplir sa mission, l’IMT collabore étroitement avec des centres d’excellence flamands, belges, étrangers et internationaux et obtient ses fonds auprès des autorités susmentionnées ainsi qu’auprès de sources externes telles que des fonds de recherche, des accords de services et des donations.

L’IMT traduit ces diverses fonctions en plans de gestion cohérents, qui sont consolidés par le Conseil d’administration sur proposition du directeur et du Comité de gestion et après avis du Conseil général.

L’IMT définit ses principes et méthodes de prise de décision dans la présente « Charte de bonne gouvernance »  (ci-après la « Charte »). La Charte vise à garantir que l’IMT réalise son objectif, sa mission, ses attributions et respecte ses valeurs fondamentales de manière efficace, durable et transparente, en maintenant pleinement la confiance de ses parties prenantes et de la société en général. La Charte garantit la transparence, l’accessibilité et la vérifiabilité des prises de décision et des activités de gestion à tous les niveaux. Fondée sur le statut de droit privé d’une fondation, la Charte préserve également la liberté scientifique et la prise de décision participative qui caractérisent un institut académique. Ce faisant, l’IMT se conforme aux Recommandations pour une bonne gouvernance dans les universités flamandes. La Charte est publiée sur le site web de l’IMT et est accessible à toutes les parties prenantes et aux autres parties intéressées.

1. Mission de l’IMT

1.1 Objectif statutaire de l’IMT

Comme le stipule l’article 3 des statuts, l’objectif de l’IMT est de « mener et promouvoir la recherche scientifique, l’enseignement professionnel et académique ainsi que les services scientifiques et sociaux en matière de maladies tropicales et de santé mondiale, en mettant particulièrement l’accent sur les pays à faibles et moyens revenus ».

Institut de Médecine Tropicale – Nationalestraat 155, 2000 Anvers, Belgique – www.itg.be – Fondation d’utilité publique – 0410.057.701 – IBAN BE38 2200 5311 1172

1.2 Missions légales

Les principales missions légales de l’IMT sont énoncées dans :

1. le décret flamand du 18 mai 1999 relatif à certains établissements d’intérêt public pour l’enseignement postinitial, la recherche et les services scientifiques, qui fait partie à présent du Code de l’enseignement supérieur ;

2. le décret flamand du 30 avril 2009 relatif à l’organisation et au financement de la politique en matière de sciences et d’innovation ;

3. l’arrêté ministériel fédéral du 31 août 1998 relatif à l’agrément de l’Institut Prince Léopold de médecine tropicale comme laboratoire de référence pour le diagnostic et le traitement des maladies tropicales et infectieuses ;

4. l’arrêté royal du 11 septembre 2016 relatif à la coopération non gouvernementale et la reconnaissance ministérielle du 7 octobre 2016 de l’IMT comme acteur institutionnel de la coopération belge au développement. 

1.3 Déclaration de mission

La vision, la mission, les activités principales et les valeurs de l’IMT sont précisées dans la déclaration de mission et traduites dans le plan de gestion quinquennal.

Les principes de bonne gouvernance et l’organigramme de l’IMT sont résumés sur le site web.

2. Organes d’administration

Le Conseil d’administration est l’organe de direction légal de l’IMT. Il supervise tous les aspects de l’IMT. Il détermine la stratégie globale de l’IMT et en contrôle la mise en œuvre, approuve le budget et les comptes annuels, veille à l’équilibre financier, assure la gestion des risques et veille à l’application des systèmes de contrôle adéquats. Le Conseil d’administration nomme, évalue et révoque le directeur, délègue les pouvoirs de gestion journalière, confère des mandats et des pouvoirs de représentation.

À l’exception du directeur, qui en est membre d’office, tous les administrateurs sont indépendants de l’IMT. Ils y participent à titre personnel et non en tant que représentants ou promoteurs d’une autre organisation ou des autorités.

Le Conseil d’administration décide et agit en tant que collège dans le seul intérêt de l’IMT. Les administrateurs désignent un président et un vice-président parmi leurs membres.

Le Conseil d’administration institue un Comité d’audit et un Comité de nomination et de rémunération.

Le Conseil général est un organe statutaire composé de délégués de certaines parties prenantes sélectionnées de l’IMT qui, au nom des parties prenantes de l’IMT, veillent à ce que l’IMT réalise sa mission conformément à sa déclaration de mission. Le Conseil général nomme, évalue et révoque les membres du Conseil d’administration sur la base de critères liés aux compétences, à la diversité et à l’engagement. Le Conseil général contrôle les activités du Conseil d’administration, émet des avis préalables sur les décisions stratégiques et les plans d’action pluriannuels de l’IMT, et peut, de sa propre initiative ou à la demande du Conseil d’administration, émettre des avis sur toute question concernant l’IMT, conformément à l’article 20 des statuts. 

Le Conseil général est composé de délégués des ministères flamands et fédéraux, de toutes les universités flamandes, de l’organisation faîtière des universités belges francophones, des autorités locales (ville et province d’Anvers) et du personnel, des étudiants et des anciens élèves de l’IMT. Le Conseil général peut coopter des membres supplémentaires et, à cet égard, veille à une représentation adéquate du Sud et d’autres parties prenantes pertinentes.

Les membres du Conseil d’administration en sont membres d’office mais n’y ont pas de droit de vote. Le président et le vice-président sont élus par les membres votants.

Suivant une procédure de sélection ouverte et transparente, le Conseil d’administration nomme le directeur, qui agit en tant qu’organe légal et statutaire de gestion journalière. Le directeur est assisté d’un Comité de gestion, qui se compose des responsables de département et de l’administrateur général.

Les responsables de département sont assistés par les Conseils de département, qui se composent des chefs de service des départements et de représentants du personnel scientifique et de soutien.

3. Principes et règles de gestion

Dans tous les organes d’administration, la prise de décision se base principalement sur le consensus. En l’absence d’un consensus, le vote a lieu conformément à la procédure générale de vote, sauf disposition contraire de la loi, des statuts ou des règlements.

Au Conseil général, les membres peuvent défendre des intérêts spécifiques ou donner un avis sur toute question concernant l’organisation ou le groupe qu’ils représentent et, le cas échéant, faire consigner un point de vue minoritaire étayé. Le fonctionnement du Conseil général est en outre régi par le règlement d’ordre intérieur du Conseil général.

Le Conseil d’administration prend ses décisions de manière collégiale. Le fonctionnement du Conseil d’administration est régi par les statuts et le règlement d’ordre intérieur du Conseil d’administration. La composition et le fonctionnement du Comité d’audit et du Comité de nomination et de rémunération sont définis dans les chartes correspondantes.
Les pouvoirs délégués au directeur par le Conseil d’administration sont déterminés dans le Règlement de délégation et le Régime de procuration.
La gestion et le fonctionnement journaliers du Comité de gestion et des Conseils de département sont régis dans le Règlement administratif. Sans préjudice de leurs pouvoirs dans la ligne hiérarchique, le directeur et les responsables de département s’engagent à prendre des décisions de manière participative et, le cas échéant, à faire ratifier, par le Conseil d’administration et le Comité de gestion respectivement, les décisions majeures qui ne sont pas prises par consensus.

Ce règlement régit également le traitement des possibles conflits d’intérêts et les recours aux différents niveaux de gestion. Les principales règles sont résumées dans la charte d’intégrité, qui prévoit également le Comité d’intégrité scientifique, la fonction de médiation et un système de lancement d’alertes. 

L’ordre du jour, les documents relatifs à l’ordre du jour et les rapports du Conseil général, du Conseil d’administration, du Comité de gestion et des Conseils de département sont distribués aux membres respectifs conformément au Règlement administratif et aux règlements d’ordre intérieur.

Le personnel, les conseils internes et les parties prenantes externes doivent être informés de manière appropriée et en temps utile des décisions du Conseil général, du Conseil d’administration, du Comité de gestion et des Conseils de département, sauf dans le cas de questions personnelles ou individuelles et d’autres questions nécessitant une certaine discrétion. Chaque membre de ces organes respectifs s’engage à faire preuve de discrétion à l’égard de ces questions.

Chaque année, les principaux aspects de la politique de l’IMT sont résumés dans le rapport annuel.

4. Surveillance

Le Conseil général veille à ce que le Conseil d’administration réalise de manière cohérente l’objectif, la mission et les valeurs de l’IMT.

Le Conseil d’administration veille à ce que le directeur exécute les décisions du Conseil d’administration et assure la gestion journalière de manière adéquate. Le Conseil d’administration est soutenu par le Comité d’audit, les réviseurs internes et le Comité de nomination et de rémunération.

Le directeur, en collaboration avec le Comité de gestion et les conseillers, veille à ce que les départements et les services de soutien accomplissent leurs missions au mieux de leurs capacités.

Le Commissaire du gouvernement veille, au nom du gouvernement flamand, à l’exécution des accords de gestion et à l’utilisation des fonds. En cette qualité et à cette fin, le Commissaire du gouvernement participe aux réunions du Conseil d’administration et du Conseil général. Le Commissaire du gouvernement préside le Comité de single audit, auquel participent au moins le Commissaire, le président du Comité d’audit et le directeur, et qui coordonne les différentes activités d’audit.

Tous les cinq ans, les autorités flamandes soumettent à une évaluation externe la mise en œuvre des accords de gestion conclus avec le ministère de l’Éducation et le ministère des Sciences. Cette évaluation constitue la base de tout accord de gestion ultérieur.

Toutes les transactions financières et tous les processus fondamentaux qui y sont associés sont contrôlés et exécutés par l’unité centrale de Gestion financière sur la base de procédures établies et d’un contrôle strict à différents niveaux. Les pouvoirs de décision et de signature sont définis dans le Règlement administratif et le Règlement de délégation, le principe des quatre yeux étant appliqué de manière cohérente.

Les budgets et les comptes annuels sont préparés en consultation avec le Comité de gestion sous la direction du directeur et coordonnés par l’unité de Gestion financière. Ces comptes sont soumis à l’approbation du Comité d’audit et du Conseil d’administration sous la supervision du Commissaire du gouvernement.

Les comptes annuels sont vérifiés par le Commissaire nommé par le Conseil d’administration sur avis du Comité d’audit. Tout financeur public ou privé peut réaliser des audits systématiques ou ponctuels portant sur l’utilisation des fonds alloués.

En concertation avec le Commissaire et le Commissaire du gouvernement, la Cour des comptes veille au respect des réglementations belge et européenne en matière de recettes et de dépenses, conformément à l’accord général des autorités flamandes en matière de single audit.

Toutes les activités liées au personnel sont coordonnées et officialisées par le Service du personnel sur la base de processus, de procédures, de descriptions de postes et de barèmes salariaux établis et transparents. Les pouvoirs de décision et de signature sont définis dans le Règlement administratif et le Règlement de délégation.

Les processus primaires et de soutien sont conformes à la norme ISO 9001. Les laboratoires de référence de l’IMT sont accrédités par l’organisme d’accréditation belge BELAC et supervisés par le service Qualité de l’IMT. Toutes les procédures sont définies dans des manuels de qualité clairs et accessibles. La qualité et la pertinence de l’enseignement sont régulièrement contrôlées et accréditées par la Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie. Les recherches de l’IMT impliquant des êtres humains sont conformes à la Déclaration d’Helsinki et sont examinées par le Conseil d’évaluation institutionnel et les comités d’éthique accrédités de l’IMT. En outre, les études cliniques parrainées par l’IMT sont supervisées par le service des Études cliniques et sont menées conformément à la législation sur les études cliniques et aux bonnes pratiques cliniques.
Le cas échéant, tous les membres du personnel garantissent la confidentialité, et le traitement des données à caractère personnel a lieu conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Le Conseil d’entreprise et le Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) veillent aux conditions de travail, à la sécurité et au bien-être médical et psychosocial des travailleurs. Outre la réglementation du travail et les autres exigences légales et réglementaires, le Conseil d’entreprise veille également au respect des valeurs institutionnelles définies dans les missions fondamentales et dans la déclaration de politique en matière de qualité, de sécurité, de bien-être et d’environnement.

Les services internes et externes de prévention et de protection au travail conseillent et assistent la direction, les services et le CPPT dans la planification, la mise en œuvre et le contrôle de cette politique. L’égalité de traitement est garantie par la charte relative au genre, à la diversité et à la non-discrimination.

5. Participation

La participation des travailleurs en matière de politique et de gestion est cruciale étant donné les missions académiques et sociétales de l’IMT. L’IMT garantit pleinement la liberté et l’autonomie académiques, tout en tenant compte des responsabilités hiérarchiques, des valeurs et de la réputation de l’institution, de la disponibilité des fonds et des orientations stratégiques fixées par le Conseil d’administration.

La participation stratégique du personnel, des étudiants, des anciens élèves et des partenaires à la gestion générale et au contrôle global est assurée par l’intermédiaire de représentants élus et votants siégeant au Conseil général.
La participation à tous les niveaux est organisée par les Conseils de département, qui se réunissent au moins une fois par mois et auxquels participent l’ensemble du personnel académique indépendant et les chefs de service du département, ainsi que les représentants élus des autres catégories de personnel.

Comme le stipule le Règlement administratif, il incombe aux responsables de département d’informer le Comité de gestion des décisions prises au sein de leur département, y compris des points de vue minoritaires. En même temps, il est de la responsabilité du directeur d’informer le Conseil d’administration des décisions internes, y compris des points de vue minoritaires. Lorsque cela est nécessaire et pertinent, le Conseil d’administration invite les responsables de département à ses réunions ou à des parties de celles-ci.

Le Conseil académique discute de toutes les questions académiques au sens large dans le cadre interdépartemental et adresse des avis au Comité de gestion, à la demande de celui-ci ou de sa propre initiative. Le Conseil académique institue trois comités : pour l’éducation, pour la recherche et pour la coopération au développement. La composition et le fonctionnement du Conseil académique et de ses comités sont régis par le Règlement du Conseil académique.

En outre, conformément aux dispositions légales, dans les domaines légalement définis au sein de l’IMT, des consultations structurées et ouvertes sont régulièrement organisées avec les représentants élus du personnel au sein des organes de concertation, à savoir le Conseil d’entreprise et le Comité pour la prévention et la protection au travail.

Tout membre du personnel a le droit de faire appel d’une décision qui le concerne. À cette fin, le Règlement administratif prévoit un ensemble de procédures appropriées.

6. Dispositions finales

La présente Charte et tous les amendements ou ajouts qui y sont apportés entrent en vigueur sur la base d’une décision du Conseil d’administration, après avis du Conseil général.
Le Comité de gestion, le Conseil d’administration et le Conseil général veillent au respect de la présente Charte.