Charter van Goed Bestuur
Inleiding
Het "Prins Leopold Instituut voor Tropische Geneeskunde" of "Instituut voor Tropische Geneeskunde" (ITG) heeft de rechtsvorm van een stichting van openbaar nut, conform het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Het ITG heeft een academische missie die is vastgelegd in de statuten en de Vlaamse Codex Hoger Onderwijs, namelijk "... het verrichten en bevorderen van wetenschappelijk onderzoek, professioneel en academisch onderwijs alsook wetenschappelijke en maatschappelijke dienstverlening op het gebied van tropische ziekten en de mondiale gezondheidszorg, met bijzondere aandacht voor laag- en middeninkomenslanden".
Het ITG vervult deze taken grotendeels overeenkomstig beheersovereenkomsten met diverse Vlaamse en federale ministeries. Om zijn missie te volbrengen werkt het ITG nauw samen met Vlaamse, Belgische, buitenlandse en internationale kenniscentra en verkrijgt het zijn middelen van de bovengenoemde overheden en via externe bronnen zoals onderzoeksfondsen, dienstverleningsovereenkomsten en schenkingen.
Het ITG vertaalt deze uiteenlopende taken in samenhangende beleidsplannen, die op voordracht van de directeur en het Bestuurscomité en na voorafgaand advies van de Algemene Raad worden geconsolideerd door de Raad van Bestuur.
Het ITG legt de besluitvormingsbeginselen en -methoden vast in dit "Charter van goed bestuur" (hierna "Charter"). Het Charter is erop gericht de effectieve, duurzame en transparante naleving van het doel, de missie, de opdracht en de kernwaarden van het ITG te waarborgen, in het volste vertrouwen van zijn belanghebbenden en de samenleving als geheel. Door middel van het Charter wordt gewaarborgd dat besluitvorming en bestuurlijke handelingen op elk niveau transparant, toegankelijk en verifieerbaar zijn. Op basis van de privaatrechtelijke status van een stichting waarborgt het Charter ook de wetenschappelijke vrijheid en participatieve beleidsvorming die kenmerkend zijn voor een academisch instituut. Hiermee voldoet het ITG aan de Aanbevelingen voor Goed Bestuur in de Vlaamse Universiteiten. Het Charter wordt gepubliceerd op de website van het ITG en is toegankelijk voor alle belanghebbenden en andere betrokken partijen.
1. De missie van het ITG
1.1 Het statutaire doel van het ITG
Zoals vastgesteld in artikel 3 van de statuten, is het statutaire doel van het ITG "het verrichten en bevorderen van wetenschappelijk onderzoek, professioneel en academisch onderwijs alsook wetenschappelijke en maatschappelijke dienstverlening op het gebied van tropische ziekten en de mondiale gezondheidszorg, met bijzondere aandacht voor laag- en middeninkomenslanden."
Instituut voor Tropische Geneeskunde – Nationalestraat 155, 2000 Antwerpen, België – www.itg.be – Stichting van openbaar nut – 0410.057.701 – IBAN BE38 2200 5311 1172
1.2 Wettelijke opdrachten
De voornaamste wettelijke opdrachten van het ITG worden uiteengezet in:
het Vlaamse decreet van 18 mei 1999 betreffende sommige instellingen van openbaar nut voor postinitieel onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en wetenschappelijke dienstverlening, thans onderdeel van de Codex Hoger Onderwijs;
het Vlaamse decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van wetenschaps- en innovatiebeleid;
het federale ministerieel besluit van 31 augustus 1998 betreffende de erkenning van het Prins Leopold Instituut voor Tropische Geneeskunde als referentielaboratorium voor de diagnose en de behandeling van tropische en infectieuze aandoeningen;
het federale koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende niet-gouvernementele samenwerking en de ministeriële erkenning van 7 oktober 2016 van het ITG als institutionele actor in de Belgische ontwikkelingssamenwerking.
1.3 Missieverklaring
De visie, missie, kerntaken en waarden van het ITG worden verder uitgewerkt in de missieverklaring en vertaald in het vijfjaarlijkse beleidsplan.
De beginselen van goed bestuur en het organogram van het ITG worden samengevat op de website.
2. Bestuursstructuren
De Raad van Bestuur is het wettelijke bestuursorgaan van het ITG. De Raad van Bestuur heeft de volledige zeggenschap over alle aspecten van het ITG. De Raad van Bestuur bepaalt de algemene strategie van het ITG en controleert de uitvoering ervan, keurt de begroting en de jaarrekening goed, zorgt voor het financiële evenwicht, voert risicobeheer uit en neemt adequate controlesystemen in acht. De Raad van Bestuur benoemt, beoordeelt en ontslaat de directeur, delegeert bevoegdheden van dagelijks bestuur, verleent volmachten en vertegenwoordigingsbevoegdheden.
Uitgezonderd de directeur, die ambtshalve lid is, zijn alle bestuurders onafhankelijk van het ITG. Zij nemen deel op persoonlijke titel en niet als vertegenwoordiger of promoter van een andere organisatie of de overheid.
De Raad van Bestuur besluit en handelt als college in het uitsluitende belang van het ITG. De bestuurders duiden onder hun leden een voorzitter en een ondervoorzitter aan.
De Raad van Bestuur stelt een Auditcomité en een Benoemings- en Renumeratiecomité in.
De Algemene Raad is een statutair orgaan dat bestaat uit gedelegeerden van geselecteerde belanghebbenden van het ITG die er, namens de belanghebbenden van het ITG, op toezien dat het ITG zijn missieverklaring nastreeft. De Algemene Raad benoemt, beoordeelt en ontslaat de leden van de Raad van Bestuur op basis van competenties, diversiteit en inzet. De Algemene Raad controleert de activiteiten van de Raad van Bestuur en brengt voorafgaande adviezen uit over strategische besluiten en meerjarige beleidsplannen van het ITG en kan op eigen initiatief of op verzoek van de Raad van Bestuur adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden die het ITG aanbelangen, overeenkomstig artikel 20 van de statuten.
De Algemene Raad bestaat uit gedelegeerden van de Vlaamse en federale ministeries, alle Vlaamse universiteiten, de overkoepelende organisatie van de Franstalige Belgische universiteiten, de lokale overheden (stad en provincie Antwerpen) en het personeel, de studenten en de alumni van het ITG. De Algemene Raad kan bijkomende leden coöpteren en zorgt zo voor een adequate vertegenwoordiging uit het Zuiden en van andere relevante belanghebbenden.
De leden van de Raad van Bestuur zijn ambtshalve lid maar zijn niet stemgerechtigd. De voorzitter en de ondervoorzitter worden gekozen door de stemgerechtigde leden.
Op basis van een open en transparante selectieprocedure benoemt de Raad van Bestuur de directeur die handelt als wettelijk en statutair orgaan van dagelijks bestuur. De directeur wordt ondersteund door het Bestuurscomité, dat bestaat uit de departementshoofden en de algemeen beheerder.
De departementshoofden worden ondersteund door de Departementsraden, die bestaan uit de diensthoofden van de departementen en vertegenwoordigers van ander wetenschappelijk en ondersteunend personeel.
3. Beheersprincipes en -voorschriften
De besluitvorming in alle bestuursorganen is in de eerste plaats gebaseerd op consensus. Bij afwezigheid daarvan vindt de stemming plaats overeenkomstig de algemene stemprocedure, tenzij in de wet, de statuten of reglementen anders is bepaald.
In de Algemene Raad kunnen leden de specifieke belangen behartigen of advies uitbrengen over alle aangelegenheden die de organisatie of de groep die ze vertegenwoordigen aanbelangen, en, indien nodig, een onderbouwd minderheidsstandpunt laten notuleren. Het functioneren van de Algemene Raad wordt verder geregeld in het huishoudelijk reglement van de Algemene Raad.
De Raad van Bestuur neemt besluiten als college. Het functioneren van de Raad van Bestuur wordt geregeld in de statuten en in het huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur. De samenstelling en werking van het Auditcomité en het Benoemings- en Remuneratiecomité worden vastgelegd in de respectieve charters.
De Raad van Bestuur bepaalt de bevoegdheidsdelegatie aan de directeur in het Delegatiereglement en de Volmachtenregeling.
Het dagelijkse bestuur en functioneren van het Bestuurscomité en de Departementsraden worden uiteengezet in het Bestuurlijk Reglement. Onverminderd hun bevoegdheden in de hiërarchische lijn, verbinden de directeur en de departementshoofden zich tot participatieve besluitvorming en - indien van toepassing - bekrachtiging, door respectievelijk de Raad van Bestuur en het Bestuurscomité, van belangrijke besluiten die niet bij consensus worden genomen.
In dit reglement wordt ook de afhandeling van potentiële belangenconflicten en beroepschriften op de verschillende bestuursniveaus geregeld. De belangrijkste regels worden samengevat in het algemene integriteitscharter, dat ook voorziet in de Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit, de ombudsfunctie en een klokkenluidersregeling.
De agenda, de agendadocumenten en de verslagen van de Algemene Raad, de Raad van Bestuur, het Bestuurscomité en de Departementsraden worden overeenkomstig bestuurlijke en interne reglementen verspreid onder de respectieve leden.
Het personeel, de interne raden en externe belanghebbenden dienen op passende wijze tijdig in kennis te worden gesteld van de besluiten van de Algemene Raad, de Raad van Bestuur, het Bestuurscomité en de Departementsraden, tenzij het persoonlijke of individuele kwesties en andere onderwerpen betreft waarbij discretie vereist is. Ieder lid van deze respectieve organen verbindt zich ertoe met betrekking tot deze kwesties discretie in acht te nemen.
Ieder jaar worden de voornaamste aspecten van het ITG-beleid samengevat in het jaarverslag.
4. Toezicht
De Algemene Raad ziet erop toe dat de Raad van Bestuur het doel, de missie en de waarden van het ITG op consistente wijze nastreeft.
De Raad van Bestuur ziet erop toe dat de directeur de besluiten van de Raad van Bestuur en het dagelijkse bestuur op adequate wijze uitvoert. De Raad van Bestuur wordt hierbij ondersteund door het Auditcomité, de interne revisoren en hetBenoemings- en Renumeratiecomité.
De directeur ziet er samen met het Bestuurscomité en raadgevers op toe dat de departementen en de ondersteunende diensten hun opdrachten naar best vermogen uitvoeren.
De Regeringscommissaris ziet namens de Vlaamse overheid toe op de uitvoering van de beheersovereenkomsten en het gebruik van fondsen. In deze hoedanigheid en voor dat doeleinde neemt de Regeringscommissaris deel aan de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Raad. De Regeringscommissaris zit het Single-Auditcomité voor, waarin ten minste de Commissaris, de voorzitter van het Auditcomité en de directeur deelnemen en dat de diverse auditactiviteiten coördineert.
De Vlaamse overheid onderwerpt de uitvoering van de beheersovereenkomsten met het ministerie van Onderwijs en het ministerie van Wetenschappen iedere vijf jaar aan een externe evaluatie. Deze beoordeling vormt de basis voor een volgende beheersovereenkomst.
Alle financiële transacties en daaraan gerelateerde kernprocessen worden op basis van vastgestelde procedures en strenge controle op verschillende niveaus bewaakt en uitgevoerd door de centrale eenheid Financieel Beheer. De beslissings- en tekenbevoegdheid wordt vastgelegd in het bestuurlijk en delegatiereglement, waarbij op consistente wijze het vierogenprincipe wordt toegepast.
De begrotingen en jaarrekeningen worden in overleg met het Bestuurscomité opgesteld onder begeleiding van de directeur en gecoördineerd door de eenheid Financieel Beheer. Deze rekeningen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het Auditcomité en de Raad van Bestuur, onder begeleiding van de Regeringscommissaris.
De jaarrekeningen worden vastgesteld door de Commissaris, benoemd door de Raad van Bestuur op advies van het Auditcomité. Iedere publieke of private financier kan systematische of ad-hocaudits uitvoeren met betrekking tot de besteding van de toegewezen middelen.
In overleg met de Commissaris en de Regeringscommissaris controleert de Rekenkamer de naleving van Belgische en Europese regelgeving inzake ontvangsten en uitgaven overeenkomstig de algemene overeenkomst inzake de single-audit van de Vlaamse overheid.
Alle personeelsgerelateerde verrichtingen worden op basis van vastgestelde en transparante processen, procedures, functieomschrijvingen en salarisschalen gecoördineerd en geofficialiseerd door de Personeelsdienst. De beslissings- en handtekeningsbevoegdheden worden vastgelegd in het bestuurlijk en delegatiereglement.
De primaire en ondersteunende processen voldoen aan de ISO 9001-norm. De referentielaboratoria van het ITG worden geaccrediteerd door de Belgische accreditatieorganisatie BELAC en staan onder toezicht van de dienst Kwaliteit van het ITG. Alle procedures worden vastgelegd in eenduidige, toegankelijke kwaliteitshandleidingen. De kwaliteit en relevantie van het onderwijs worden regelmatig gecontroleerd en geaccrediteerd door de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie. Onderzoek door het ITG waarbij mensen betrokken zijn, voldoet aan de Verklaring van Helsinki en wordt beoordeeld door de Ethische Commissie en geaccrediteerde ethische commissies van het ITG. Daarnaast houdt de dienst Klinische Studies toezicht op door het ITG gesponsorde klinische studies en worden deze studies uitgevoerd overeenkomstig de wetgeving inzake klinische studies en Goede Klinische Praktijken.
Alle personeelsleden garanderen geheimhouding, indien van toepassing, en de verwerking van persoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Ondernemingsraad en het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) zien toe op de arbeidsomstandigheden, de veiligheid en het medische en psychosociale welzijn van de werknemers. Naast de arbeidsregelgeving en andere wet- en regelgevingsvereisten controleert de Ondernemingsraad ook de institutionele waarden die zijn vastgelegd in de kerntaken en de Beleidsverklaring Kwaliteit, Veiligheid, Welzijn en Milieu.
De interne en externe diensten voor Preventie en Bescherming op het Werk adviseren en ondersteunen het bestuur, de diensten en het CPBW bij de planning, uitvoering en controle van dit beleid. De gelijke behandeling wordt gegarandeerd door het charter gender, diversiteit en non-discriminatie.
5. Participatie
De participatie en medezeggenschap van werknemers met betrekking tot beleid en bestuur zijn van cruciaal belang met het oog op de academische en maatschappelijke opdrachten van het ITG. Het ITG is volledig toegewijd aan academische vrijheid en autonomie, met inachtneming van de hiërarchische verantwoordelijkheden, de institutionele waarden en reputatie, de beschikbaarheid van fondsen en de strategische richtsnoeren die zijn vastgelegd door de Raad van Bestuur.
De strategische participatie van personeel, studenten, alumni en partners in het algemene beheer en de algemene controle wordt met name gewaarborgd door middel van gekozen en stemgerechtigde vertegenwoordiging in de Algemene Raad.
Participatie op alle niveaus wordt georganiseerd via de Departementsraden, die ten minste eenmaal per maand bijeenkomen en waarin alle zelfstandige academische personeelsleden en diensthoofden van het departement deelnemen, alsook gekozen vertegenwoordigers van de andere personeelscategorieën.
Zoals vastgelegd in het Bestuursreglement is het de verantwoordelijkheid van de departementshoofden om het Bestuurscomité in kennis te stellen van binnen hun departement genomen besluiten, met inbegrip van minderheidsstandpunten. Tegelijkertijd is het de verantwoordelijkheid van de directeur om de Raad van Bestuur in kennis te stellen van interne besluiten, met inbegrip van minderheidsstandpunten. Indien nodig en relevant nodigt de Raad van Bestuur de departementshoofden uit voor de vergaderingen of onderdelen daarvan.
De Academische Raad bespreekt alle academische aangelegenheden in ruime zin binnen het interdepartementale kader en brengt op eigen initiatief of op verzoek van het Bestuurscomité adviezen uit aan het Bestuurscomité. De Academische Raad stelt drie comités in, respectievelijk voor onderwijs, onderzoek en ontwikkelingssamenwerking. De samenstelling en werkwijze van de Academische Raad en zijn comités zijn vastgelegd in het Reglement van de Academische Raad.
Verder wordt er overeenkomstig de wettelijke bepalingen op de wettelijke vastgelegde gebieden binnen het ITG regelmatig gestructureerd en open overleg gevoerd met de gekozen personeelsvertegenwoordigers in de wettelijke gemeenschappelijke comités, d.w.z. de Ondernemingsraad en het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk.
Ieder personeelslid heeft het recht om in beroep te gaan tegen een hem of haar betreffend besluit. Daartoe biedt het administratieve reglement een passende reeks procedures.
6. Slotbepalingen
Dit Charter en alle materiële wijzigingen ervan of toevoegingen eraan treden in werking op basis van een besluit van de Raad van Bestuur, na advies van de Algemene Raad.
Het Bestuurscomité, de Raad van Bestuur en de Algemene Raad controleren de naleving van dit Charter.