Charter Auditcomité

1. Toepassingsgebied

Dit charter bepaalt de samenstelling, werking en bevoegdheden van het Auditcomité van de Raad van Bestuur van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (“ITG”). Enkel de Raad van Bestuur is bevoegd voor de goedkeuring en de wijziging van dit charter.

2. Opdracht

Het Auditcomité staat de Raad van Bestuur bij in zijn toezichtsfunctie door:

1. Te controleren of het ITG aan alle verplichtingen voldoet met betrekking tot de informatieverstrekking aan de Raad van Bestuur, de revisor en de overheden;

2. Na te gaan of het ITG zich houdt aan de wettelijke, regulatoire, statutaire en interne vereisten;

3. Het identificeren en evalueren van de risicoanalyse en het risicomanagement;

4. De aanduiding van de interne auditor;

5. Het superviseren van de onafhankelijke, integere en bekwame werking van de interne auditor;

6. Het waken over de integriteit van de financiële rapportering en de interne controle erop;

7. Het adviseren over de aanduiding, het ontslag en de vergoeding van de revisoren;

8. Het controleren van de jaarrekeningen, de werkzaamheden en de verslagen van de revisoren;

9. Het uitoefenen van een signaalfunctie met betrekking tot beleid, bestuur en beheer;

10. Het behandelen van specifieke dossiers die de Raad van Bestuur ter advies voorlegt.

3. Samenstelling

3.1. Leden

Het Auditcomité bestaat minstens uit een voorzitter en één lid, aangeduid door de Raad van Bestuur. De voorzitter en minstens één lid maken deel uit van de Raad van Bestuur. De directeur kan geen lid zijn van het Auditcomité.

De Raad van Bestuur waakt over de evenwichtige en deskundige samenstelling van het Auditcomité.

Het mandaat van een lid van het Auditcomité valt samen met zijn of haar mandaat als bestuurder. De Raad van Bestuur kan eender wanneer het mandaat van elk lid ad nutum beëindigen.

3.2. Waarnemers

De directeur, de algemeen beheerder, de financieel beheerder, het diensthoofd Kwaliteit en de bestuurssecretaris nemen als waarnemer deel aan de vergaderingen, tenzij het Auditcomité anders beslist. Indien de voorzitter van de Raad van Bestuur geen lid is van het Auditcomité, kan hij of zij de vergaderingen steeds bijwonen als waarnemer.

De bestuurssecretaris vervult de taak van secretaris van het Auditcomité.

3.3. Genodigden

Het Auditcomité kan steeds andere personen uitnodigen op de vergaderingen.

4. Werking

Het Auditcomité vergadert zo vaak als nodig en minstens twee keer per jaar, waarvan één keer in het voorjaar ter bespreking van de jaarrekening van het ITG en ter bespreking van het intern auditprogramma, en één keer in het najaar ter bespreking van de begroting van het ITG en de resultaten van het intern auditprogramma. Het Auditcomité kan slechts geldig beraadslagen als minstens de helft van de leden aanwezig zijn, met een minimum van twee leden.

De voorzitter roept de vergadering samen op eigen initiatief, op vraag van een lid of op vraag van de Raad van Bestuur, leidt de vergadering en rapporteert aan de Raad van Bestuur. Indien de voorzitter verhinderd is, neemt het oudste aanwezige lid zijn of haar bevoegdheden waar. De uitnodiging, de agenda en de bijhorende documenten worden, tenzij hoogdringendheid, minstens twee dagen op voorhand bezorgd aan de leden en de waarnemers. De vergaderingen kunnen ook per tele- of videoconferentie gehouden worden.

Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt dat goedgekeurd wordt door de leden en bewaard wordt in het register van het ITG.

Het Auditcomité kan waar nodig vertrouwelijke onderwerpen in besloten vergadering bespreken, al dan niet met de betrokkenen.

Het Auditcomité heeft toegang tot alle informatie en tot alle medewerkers van het ITG, met inachtneming van de wettelijke en deontologische regels op het vlak van vertrouwelijke informatie. Het kan op eigen initiatief om het even welk onderzoek in de organisatie uitvoeren. Naast de interne auditor kan het Auditcomité beroep doen op medewerkers van het ITG en op externe specialisten.

Het Auditcomité brengt minstens één keer per jaar, desgewenst in aanwezigheid van de interne auditor en de externe revisor, verslag uit aan de Raad van Bestuur over zijn activiteiten en bevindingen. Het kan te allen tijde eender welke aanbeveling formuleren die het van uit zijn toezichtsfunctie noodzakelijk acht.