Privacyinformatie voor studenten en alumni

Welke gegevens verwerken we van u en waarvoor?

Als student hebben we heel wat gegevens van u nodig.  Zoals bv. identificatiegegevens, cv, opleidingsniveau, de thuisinstelling, mogelijk ook financiële gegevens voor het aanvragen van een studiebeurs.

We verwerken deze gegevens voor verschillende doeleinden. Uiteraard voor uw inschrijving en dossier als student, maar ook voor bv. of u voldoet aan de toelatingsvoorwaarden voor een opleiding en de selectieprocedure of om een beurs te kunnen krijgen.

Ook verwerken we waar nodig uw gegevens voor allerlei praktische dienstverleningen zoals visumaanvragen, reizen boeken, verzekeringen afsluiten en het logement regelen.

Na uw studies en zodra we uw actieve toestemming om lid te worden van het Alumni Netwerk hebben verkregen, worden een aantal van uw gegevens (naam, e-mail adres, land, cursus en jaar) opgeslagen in de alumni database. Dit laat u toe om betrokken te blijven bij het Netwerk en de Alumni Newsletter te ontvangen. Deze omvat onder meer informatie over de activiteiten van het netwerk en zijn leden, alumni reisbeurzen, vacatures en onderzoeksmogelijkheden. 

Worden uw gegevens ook doorgegeven?

Uw gegevens kunnen indien strikt noodzakelijk en indien toegestaan, doorgegeven worden aan externe verwerkers of ontvangers.
Zo zijn we wettelijk verplicht bepaalde doorgiftes te doen aan overheden (bv. voor aanvragen rond beurzen en accreditaties), maar bv. ook voor administratieve zaken kan er een doorgifte plaatsvinden, zoals de bank (voor betaalkaarten), ambassades voor visumaanvragen, reisbureaus, verzekeringsmaatschappijen, enz.

Ook voor bv. opleidingen die in partnerschap georganiseerd worden, kan er doorgifte aan de partnerinstelling plaatsvinden (zoals de Master in Tropical Animal Health in samenwerking met de Universiteit van Pretoria). Dit gebeurt dan enkel voor de relevante gegevens voor het organiseren van de opleiding. Uiteindelijk kunnen enkele gegevens over uzelf ook zichtbaar zijn voor bv. externe lesgevers en medestudenten.

Zonder toestemming van de alumni worden hun gegevens nooit doorgegeven aan derden (bv. ambassades). 

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan nodig voor het volgen van de opleiding. De meeste van uw gegevens zullen verwijderd worden na het voltooien van de opleiding.

Sommige informatie wordt wel langer bewaard. Zo worden resultaten (creditattest of diploma  behaald of niet) voor onbepaalde tijd bewaard, omdat deze opvraagbaar moeten blijven voor overheden, studenten zelf, enz.

Gegevens van alumni (naam, e-mail adres, land, cursus en jaar) worden bewaard in de alumni databank totdat u beslist u uit te schrijven. Dit kan u te allen tijden doen. U uitschrijven voor de Newsletter of uw inschrijvingsvoorkeuren aanpassen is mogelijk via de link onderaan de Newsletter. U uitschrijven als lid van het Alumni Netwerk kan gebeuren door een mail te sturen naar AlumniITM@it.be.  

Wat zijn uw rechten?

Langs Moodle en student course management  kan u steeds inloggen en uw eigen ingevoerde gegevens inkijken en corrigeren waar nodig.
U mag ons ook steeds vragen welke gegevens we allemaal van u verwerken en aan wie we ze doorgeven. Contacteer dan informatieveiligheid@itg.be of tel. 03 247 07 43.